Zo word je snel AVG compliant

Jij bent zelfstandig juridisch specialist en houdt je dagelijks bezig met privacygevoelige stukken. Dit doe je binnen een firma, een bedrijfsverzamelkantoor of in opdracht van externe, grotere opdrachtgevers. Dan ligt er sinds mei 2018 een grote uitdaging voor jou als zzp’er om AVG compliant te zijn.

Maar er is licht aan het einde van de tunnel. Wij hebben één oplossing voor alle onderstaande problemen: Xtendis One.

  1. Documenten slingeren onbedoeld overal rond.
  2. Veiligheid vraagt tijd en maakt het werk duurder.
  3. Mappenstructuur is een zooi.
  4. Kosten zijn te hoog.

Probleem: documenten slingeren onbedoeld overal rond

In principe mag jij volgens de AVG data en documenten bewaren waar je maar wil, als dat maar beveiligd gebeurt. Dit betekent dat onbevoegden geen toegang mogen hebben. Zodoende kun je informatie dus best even op je laptop lezen als je ‘s avonds thuis overwerkt.

Maar stel nou dat een cliënt vraagt al zijn gegevens te vernietigen? Wij wensen je met al die bestanden een prettige wedstrijd. Twee documenten op je bureaublad, krabbels in ‘notities’, 25 mails in een mapje, wat uploads in dropbox, de offerte en factuur in een crm-systeem, een afspraak met locatiegegevens in je agenda. Het kost je een dag om uit te zoeken waar je het allemaal hebt verwerkt.

Oplossing: 1 AVG compliant digitaal archief voor iedereen

Alle documenten die je maakt of ontvangt stop je in 1 digitaal archief. Wanneer je het op termijn weer nodig hebt, bijvoorbeeld omdat een cliënt wil dat je alle gegevens verwijdert, dan heb je alle documenten binnen een ademteug opgevraagd. Bijvoorbeeld door simpelweg te zoeken op de naam van de cliënt.

De OCR software herkent bovendien zoektermen in alle documenten. Ook in PDF’s of certificaten. Dat werkt zo: jij hebt een mail ontvangen van deze cliënt en naamloos opgeslagen. Of een factuur met de titel 120045.docx onveranderd gelaten. Dan vindt dit slimme digitale archief alsnog alle bestanden door de tekst in de documenten te scannen.

Probleem: veiligheid vraagt tijd en maakt het werk duurder

Als jurist of advocaat maak je extreem lange dagen. Een werkdag van 12 uur is voor jullie heel normaal. Zo’n 3 uur van jullie tijd wordt sinds de AVG gevuld met administratieve handelingen. Van versleutelde mails, tot het opvragen van wachtwoorden. En er zit vaak haast bij want de meeste sleutels zijn maar 48 uur actief.

Oplossing, nog steeds: 1 AVG compliant digitaal archief voor iedereen

Je stopt alle documentatie in jouw digitale kluis. Dit systeem werkt steeds slimmer en dus steeds sneller. Stel: je ontvangt een factuur van Jansen B.V.. Dan sleep je die naar de map Jansen B.V. en geeft het bestand het label ‘factuur’. De volgende keer dat je weer een factuur ontvangt van Jansen B.V., sleep (of verzend) je die naar het systeem en worden alle velden automatisch gevuld. Zo werkt het met al jouw documenten.

Vergelijk het met het automatisch invullen van online formulieren. Jij typt jouw naam, jouw browser vult de rest.

De bestanden die je in het digitale archief hebt gestopt, kun je overigens meteen verwijderen van jouw computer of uit je mail, dropbox of andere account. Ze zijn veilig en AVG compliant opgeslagen en altijd terug te vinden en te delen met bevoegden.

Probleem: de mappenstructuur is een zooi

Dit probleem bestaat uit meerdere subproblemen. Scannen, downloaden, PDF, Word, naamloze documenten: de mappenstructuur is al snel een zooi wanneer je als zelfstandig jurist met verschillende firma’s en cliënten werkt. Laten we ze één voor één doornemen.

Naamloze documenten

Zo ontvang je van cliënten regelmatig naamloze scans of documenten met een onmogelijke naam: CB-1234.doc bijvoorbeeld. Deze moet je dus stuk voor stuk openen, een naam geven en opslaan.

Teamwork

Omdat je als zelfstandige vaak in een bestaand team terecht komt, moet je jouw mappen aanpassen naar degene die er al zijn. Dat betekent vaak drama. Een enkeling is geordend, de meeste partners zijn chaotisch. De een slaat stukken niet op, de ander vergeet ze een naam te geven. Je mailt je suf om alle ontbrekende documenten te ontvangen. En dan begint het riedeltje van openen, downloaden en ordenen weer opnieuw.

Bestandstypen

Alsof de mappen-ellende nog niet voldoende oplevert, willen veel externe partijen enkel bepaalde type documenten ontvangen. Zo vraagt de immigratiedienst om PDF’s. Dit betekent dat je jouw dossiers moet omzetten naar een ander bestandsformaat. En wanneer het om grote documenten gaat, moeten deze ook nog gecomprimeerd worden. Een tijdrovende klus

Oplossing: 1 AVG compliant digitaal archief voor iedereen

De oplossing is net als het probleem drieledig.

  1. Naamloze documenten vormen geen struggels meer omdat je ze gewoon naamloos kunt opslaan in de juiste map met de juiste tags. Je kunt ze dan altijd terugvinden.
  2. Het systeem is ingericht met zes basis-archieven. Deze zijn gebaseerd op de gemiddelde mappenstructuur van de 4 miljoen gebruikers van Xtendis. Deze blauwdruk zorgt voor een zeer complete basis en is vervolgens flexibel eigen te maken.

De basisarchieven voor een efficiëntere werkdag

  • Digitaal financieel beheer
  • Digitaal relatiebeheer
  • Digitaal kwaliteitsbeheer
  • Digitaal intern beheer
  • Digitale projectdossiers
  • Digitale postregistratie

 

  1. Je opent bestanden in het systeem en niet erbuiten. Dit maakt comprimeren overbodig en het bestandsformaat verwaarloosbaar. Extra vernuftig is dat het systeem mails automatisch opslaat in PDF-formaat en MST-bestand. Zo kun je over 10 jaar nog steeds mails teruglezen. En facturen komen in PDF en XML in het archief. Het uitlezen van heel oude PDF’s kan misschien niet meer op jouw computer, maar binnen het Xtendis One altijd.

Probleem: het inrichten en beheren van een digitaal archief kost te veel geld

Implementatie is duur, inrichting kost veel tijd en het meekrijgen van de organisatie (of jouw externe opdrachtgevers) is een onbegonnen klus.

Oplossing, again: 1 AVG compliant digitaal archief voor iedereen

Implementatie is gratis. Sterker nog, er zijn zes archieven aangemaakt waarmee je direct aan de slag kunt. Ze vormen de basis voor iedere onderneming. Immers hebben we allemaal opdrachtgevers en of dit nu cliënten, patiënten en consumenten zijn: we sturen allemaal facturen of rekeningen, verzenden allemaal offertes en verkopen allemaal producten of diensten. Deze zaken heb je daarom snel ingericht. Zo is er geen reden meer voor jouw organisatie of externe opdrachtgevers om niet over te stappen.

Probeer Xtendis One een maand gratis en ontdek of het voor jou werkt.

Proefversie aanvragen