Tijdbesparende kantoor-automatisering: slim online documenten delen en bewerken

Categorieën:

Tijd besparen. Een quick win vind je in een doordachte oplossing voor kantoorautomatisering. Zijn de volgende problemen jou als juridische professional bekend?

  1. Urenlang zoeken naar documenten en dossiers
  2. Veel tijd kwijt zijn aan het dupliceren, samenstellen en versturen van documenten en dossiers
  3. Continu aan het controleren of de versie van het dossier de juiste is
  4. De hele dag aan het wachten op het openen van programma’s bij documenten die je meerdere keren per dag ook weer sluit

Ontdek dan vandaag nog de oplossing. Ga aan de slag met slimmer online documenten delen en bewerken.
Tijd besparen? Neem contact met me op >

Zoeken naar documenten

Zowel onze systemen als onze denkwijze zijn geordend in mappen. Zo moet je in het dossier van Mevrouw Jansen haar offertes, facturen, persoonlijke gegevens, notities en krabbels rondom haar rechtszaak kunnen inzien. Als zelfstandig jurist is dan nu nog overzichtelijk, maar er komt een dag dat je jouw eerste medewerker aanneemt. Of dat je een zaak moet delen met een vakgenoot voor second opinion en deze geen idee heeft wat er in het dossier staat. Laat staan dat diegene weet wat er allemaal in te vinden is, of waar je moet zoeken.

In een slim documentmanagementsysteem (DMS) gaan we daarom tegenwoordig niet meer uit van mappen, maar van losse bestanden. Deze krijgen allemaal een tag. Online documenten delen en bewerken wordt zo appeltje-eitje. Wanneer jouw nieuwe medewerker dan zoekt op alle #echtscheidingszaken komt mevrouw #jansen naar boven en kan jouw nieuwe collega nuttige informatie halen uit het archief. Dit zal je enorm veel tijd besparen.

Labels en rechten

Zoals je in het voorbeeld ziet, maakt een slim DMS gebruik van tags. Geen letterlijke hashtags zoals je ziet op social media, maar wel met dezelfde functionaliteiten.

Standaard tags voor documenten kunnen zijn:
#factuur
#offerte
#uitspraak
#scheiding
#jansen

Op deze tags kun je ook rechten verlenen. Zo hoeft een nieuwe werknemer geen toegang te hebben tot de financiële administratie van het bedrijf. Geef hem dan alle rechten met uitzondering van #factuur.

Om het aantal labels logisch en beperkt te houden, werk je in een DMS met een bewerker en een verkenner. Bewerkers kunnen nieuwe labels aanmaken en documenten verwijderen. Verkenners kunnen die twee zaken niet. Zo houd je overzicht en werkt iedereen snel en efficiënt.


Heb je een freelance kantoor in Amsterdam en komt er binnenkort een Maastrichtse partner bij, dan kunnen jullie in hetzelfde systeem werken maar zorgt #maastricht ervoor dat alleen de dependence daar toegang tot heeft. Fuseren jullie een jaar later, dan geef je iedereen bevoegdheid.

Dit zorgt dus niet alleen voor een snelle vindbaarheid van talloze digitale teksten en papieren. Het scheelt ook veel administratie bij iedere verandering in jullie onderneming.

Mappenstructuur Labels
In een map moet je lang zoeken naar een bestand. Door naar meerdere labels te zoeken filter je documenten en pik je de juiste er zo uit.
Je moet de inhoud openen en dan blijkt het nooit het goede document te zijn. De inhoud kan meteen worden getoond in een webbased viewer omdat je niet via een map hoeft te kijken.
Je moet map, in map, in map maken om de juiste mensen beperkte toegang te verlenen. Je kunt rechten verlenen aan de hand van labels. Zo kan de administratie-afdeling bijvoorbeeld bij alle documenten met het label #finance
Bij afwezigheid van een collega begrijpt niemand de structuur van de map waardoor een proces stil komt te liggen. De labels gelden voor iedereen en zijn beperkt. Zo hoef je niet te zoeken op een naam die je niet kent, maar kun je systematisch filteren
Het kost veel tijd om nieuwe medewerkers in te werken zodat ze op dezelfde manier werken. En het duurt lang om ze toegang te geven tot alle juiste mappen. Labels zijn logisch benoemd en beperkt. Nieuwe medewerkers verleen je snel toegang door labels toe te kennen.

Dupliceren van documenten

Joost, jouw accountant, mailt je met de vraag of hij de laatste 4 facturen van KPN kan inzien. Jij hebt ze in de map ‘administratie’ staan dus moet ze daar terugzoeken. Hierna downloaden. En nog aan Joost mailen. Dat gaat niet want de bestanden zijn te groot. Dus je maakt een zip en tikt opnieuw de mail. Toch weer 10 minuten van je dag die verloren zijn gegaan. Plus weer een mapje dat versiebeheer lastiger maakt.

En Joost is niet de enige die formulieren wil inzien. Zo ontving jouw klant Renate een factuur die volgens haar niet overeenkwam met de offerte. Dat is al helemaal lastig, want nu moet je op zoek naar twee verschillende documenten in verschillende mappen.

Bespaar naast tijd ook op ruimte

Al dat dupliceren kost naast tijd ook verschrikkelijk veel ruimte. In jouw mail, op je bureaublad waar al die downloads terecht komen en in je software. En met een beetje pech staan daar al drie documenten die alleen van elkaar te onderscheiden zijn met een offerte1987_v1, offerte1987_v2 en offerte1987_v3.

Afvragen of versies up-to-date zijn

Dat brengt ons op de volgende tijdrovende klus. Wanneer je vaak meerdere versies opslaat, is het altijd maar de vraag of je het laatste bijgewerkte exemplaar leest. Het is veel makkelijker als documenten elkaar overschrijven wanneer deze geüpdatet zijn. Ongeacht met hoeveel mensen je eraan werkt.

Webbased viewer

Nu horen wij de bezwaren: niet iedereen die de documenten mag inzien mag deze ook wijzigen. Dat is geen probleem. In dat geval sla je het bestand als .pdf op in het slimme DMS. Je kijkt dan naar een onwijzigbaar exemplaar dat zich direct opent in een webbased viewer. Hier komt dus geen Adobe Acrobat aan te pas.

Willen jullie wel gezamenlijk werken in het document en bij iedere versie er zeker van zijn dat je in een realtime bestand bezig bent, werk dan in een .odt of .ods. Dit zijn bestandstypes die je op iedere computer en in ieder programma kunt openen en bewerken.

Procesoptimalisatie

Een DMS dwingt iedereen bij opslag bepaalde velden en waardes in te voeren. Velden worden eenmalig benoemd en vervolgens adviseert het systeem iedere keer dezelfde structuur. Zo slaat het hele bedrijf automatisch op dezelfde manier op. Dit maakt het online documenten delen en bewerken een efficiënte klus.

Ervaar jij dagelijks de nadelen van een mappenstructuur in de organisatie doordat de zoektocht naar de juiste documenten steeds langer duurt? Ga aan de slag met het overzichtelijke Xtendis One en zie jezelf dagelijks uren aan tijd besparen met het opzoeken van bestanden.

NEEM CONTACT OP >

Opmerkingen zijn gesloten.