Zero inbox, hero efficiency

Zero inbox maakt jouw werkdag minder stressvol.

Word een held in efficiënt werken. Dat begint bij een gestroomlijnde en georganiseerde werkdag. En die realiseer je door een betere focus. Zet je eerste stap naar meer efficiëntie door een volledig lege inbox voor jezelf te creëren. Lijkt je dat met 80 mails per dag een onbegonnen missie? Wij bewijzen het tegendeel op basis van de zero inbox theorie van Merlin Mann.

Verdeel je inbox in mappen

Merlin Mann stelt dat je 4 mappen moet aanmaken in je inbox.

  1. Actie
  2. In afwachting
  3. Ooit
  4. Archief

Wij stellen direct een alternatief voor dat vaak nog beter werkt: handhaaf jouw inbox en maak voor iedere klant 1 map in een gekoppeld documentmanagementsysteem (DMS), eventueel onderverdeeld in de verschillende zaken die er lopen. Bijvoorbeeld:

  1. Asten, van
  2. Janssen
    1. erfzaak M.J.K van Enschot
    2. bedrijfsovername
  3. Vermeer
    1. scheiding
    2. voogdij

Kies je tijden

De volgende horde die je moet tackelen is het oneindige gebruik van je e-mail. Plan drie vaste momenten in de dag waarop je jouw e-mail verwerkt. Dat betekent niet dat je tussendoor geen mails mag versturen aangaande een zaak waarmee je bezig bent. Dat kun je namelijk gerust doen. Besteed alleen geen aandacht aan de rest van de ongeopende mails.

Een goed eerste moment om je mail bij te werken is rond 10 uur. Zo kun je jouw dag opstarten door eerst cruciale taken af te ronden waar je gisteren niet aan toekwam zonder direct afgeleid te zijn door de waan van de dag. Het volgende moment is direct na je lunch. Om 13 uur bijvoorbeeld en om 17.30 uur wanneer de gemiddelde jurist nog wel werkt, maar de rest van Nederland niet meer reageert. Een alternatief derde moment is dan ook ‘s avonds. Wanneer je zeker weet dat niemand meer reageert tot de volgende dag.

Verwerk je mail

Merlin Mann stelt dat na het aanmaken van zijn mappenstructuur je jouw mail niet moet behandelen, maar direct verwerken. Hij zegt dat je in enkele minuten je mails naar de juiste mappen moet slepen om vanaf daar verder te werken. Wij vinden dat wat dubbelop en denken dat het nog slimmer kan.

  1. Verwijder de mails waar je op het eerste oog niets mee hoeft. Bijvoorbeeld nieuwsbrieven waar je helemaal geen tijd voor hebt of een kantoormededeling die je ter kennisgeving kunt aannemen, maar verder geen reactie behoeft.
  2. Archiveer mails waar je geen actie op hoeft te ondernemen. Zoals het ‘akkoord’ van een collega. Stop die direct in de juiste map van je archief. Is het een interessante mail die niet bij een cliënt past, maar bijvoorbeeld gaat over de ontwikkelingen binnen jouw jurisprudentie, zet die dan in de map ‘ooit’ zoals Marlin Mann voorstelt. Of ‘Interessant om te lezen’ zoals die bij ons heet.
  3. E-mails die actie behoeven verwerk je tijdens jouw mailmomenten en zet je vervolgens direct in de juiste cliëntmap.
  4. E-mails die actie door een ander vereisen zet je direct door met iedereen in de cc en versleep je vervolgens direct naar de juiste cliëntmap. Mocht je nieuwsgierig zijn naar de afloop, geef de mail dan ook de tag ‘wachten op’. Die map bekijk je maximaal eens per week om de vorderingen te peilen. Wanneer je weet dat ermee aan de slag is gegaan, verwijder je de tag. Maar in principe is het jouw verantwoordelijkheid natuurlijk niet meer.
Een slim DMS kan worden gekoppeld aan jouw inbox. Zodra je een mail opent kun je hem met 1 druk op de knop juist archiveren en verwijderen uit je mailbox. Dit scheelt een hoop opslagruimte en verkleint de kans op datalekken doordat je privégegevens niet op meerdere plekken bewaart.

Notificaties snoozen

E-mails vliegen niet alleen je inbox in. Ze flitsen voorbij in de linkerhoek van je computer terwijl je net druk typend een processtuk uitwerkt. Je besluit het te negeren en vrij aardig tik je door. Dan verschijnt dezelfde melding op je telefoon die naast je ligt, met een pingeltje erbij en lees je het toch. De inhoud van de eerste drie regels lijken serieus, dus je besluit toch even te kijken. Je leest geërgerd, maar besluit dat het kan wachten tot een van jouw mailmomenten later op de dag en probeert de draad van je processtuk weer op te pakken.

Uit onderzoek blijkt dat dit onschuldig lijkende proces je gemiddeld een kwartier van je werk afhoudt. Dit is de tijd die je nodig hebt om weer op hetzelfde geconcentreerde niveau te komen. Onze tip luidt dan ook: zet alle meldingen uit. Dat scheelt je een hoop rust.

Niet ieder DMS is even geschikt om jouw inbox aan te koppelen. Onderzoek wat bij jouw wensen past of laat je door ons adviseren.

Neem contact op met mij

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *