De all in one printer is een AVG drama. De oplossing:

Categorie:

Dikke dossiers neem je liever geprint door dan digitaal. Maar als het om privacygevoelige informatie gaat, handel je met een gewone all in one printer al snel in overtreding met de AVG-wet. DocVisie biedt de perfecte oplossing: een perfect beveiligd multifunctional device.

AVG Struggels

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) schrijft voor dat persoonlijke informatie goed beschermd moet worden. Zeker in jouw branche is dit van ongekend belang. Je moet voorkomen dat gevoelige informatie van patiënten en cliënten uitlekt. Dus wanneer jij een failissementzaak print van achter je bureau en het document in een gemeenschappelijke ruimte de printer uitrolt, voldoe je niet meer aan deze strenge regels. De collega die op dat moment bij de printer staat, kan immers gewoon lezen waar jij mee bezig bent.

Ontgrendel de printer met jouw code

DocVisie lanceert de oplossing voor het AVG-printprobleem. De all in one printer gaat alleen aan de slag wanneer jij jouw persoonlijke code intypt of met jouw unieke batch het systeem activeert. Dat werkt zo: jij print een document en er gebeurt niets. Zodra jij opstaat van jouw werkplek en bij de printer stopt, ontgrendel je het apparaat en rolt jouw zaak eruit.

Ook perfect voor scans

Een multifunctional device zou zo natuurlijk niet heten als het niet meer dan één functie heeft. Een all in one printer, kan vanzelfsprekend meer dan alleen printen. Denk aan kopiëren, scannen en zelfs nog faxen. Ook bij al deze functies wordt de AVG-wetgeving steeds weer op een vergelijkbare manier in acht genomen.

Scan jouw documenten direct naar de juiste map. Koppel naast jouw scanner ook het slimme Document Management Systeem (DMS) Xtendis One. Dit systeem is compleet AVG-proof en bespaart je zeeën van tijd met online archivering.

DMS Xtendis One

Door de all in one printer van jouw keuze aan Xtendis One te koppelen, kun je gescande documenten op het apparaat al een naam geven en meteen naar de juiste map versturen. In die mappen kunnen weer verschillende labels worden aangemaakt, zodat alles overzichtelijk en makkelijk terug te vinden is.

Documenten die alleen voor jouw ogen bestemd zijn, worden als zodanig opgeslagen. Wanneer het noodzakelijk is dat meerdere collega’s inzage hebben, wordt de bevoegdheid gedeeld. Hierbij kunnen verschillende rechten worden verleend.

Slim en snel archiveren

De hoeveelheid digitale informatie neemt de komende jaren met een factor 30 toe. Dit zorgt voor urgentie in het aanleggen van een slim en vooral veilig en overzichtelijk digitaal archief. DocVisie helpt daarbij. De synergie tussen onze printers, het online beheersysteem Xtendis One en onze supplies, maken jouw werkdag een stuk makkelijker en overzichtelijker. Het totaalpakket maakt zorgt voor structuur in jouw documentbeheer en OCR zorgt ervoor dat al jouw kladjes eveneens digitaal gearchiveerd worden.

Xtendis One is een veilige cloudoplossing. In tegenstelling tot DMS-oplossingen als Google Drive en Dropbox. Met een all in one pakket van DocVisie, kies je voor een veilige plaats om bedrijfsinformatie of persoonlijke informatie over cliënten en patiënten op te slaan en te delen.

Gebruiksvriendelijk en efficiënt

Vanzelfsprekend houd jij je liever bezig met de core business van je vak. Administratie en documentenbeheer vergen sinds de AVG echter zo’n drie keer meer tijd dan voorheen. Aan de verlichting ontkom je niet, maar dat het efficiënter kan: daar zijn wij van overtuigd.

De ervaring leert gebruikers van Xtendis One veel efficiënter kunnen werken. Omgerekend in aantal uren zou het gebruik van dit DMS-systeem op jaarbasis zo’n 5.000 euro per medewerker kunnen besparen. Het is een plug&play oplossing. Ook voor de grootste digibeet.

Kom je er niet uit? Bekijk onze how-to-video’s. Of kies voor een passend servicepakket en we helpen je verder.

Bekijk onze service>

Service op maat

De producten van DocVisie zijn schaalbaar en flexibel. Je neemt af wat je nodig hebt en wanneer je het abonnement wilt stoppen doe je dat simpel en snel online. Je kunt alleen een all in one printer kiezen of gaan voor een compleet pakket met Xtendit One. Hierbij kun je bovendien een maatwerk Service Level Agreement afsluiten dat net zo schaalbaar en flexibel is als onze producten.

Kies voor zilver waarbij je online vragen over het device kunt stellen en daar ook weer online een reactie op krijgt. Of ga voor een 24/7 klantenservice met ons goud-pakket. We kijken dan op afstand, via een online verbinding, live met je mee. We beoordelen zo het probleem en vinden direct een oplossing voor je. Uiteraard hebben we ook nog een passende diamant-service. We sturen een monteur naar jouw werkplek en je wordt ter plekke geholpen.

Alles kan veranderen

Bedrijven veranderen. Waar je nu nog als zzp’er in een eigen ruimte werkt, kun je over 5 jaar met personeel zitten. Of met meerdere zelfstandigen in een verzamelpand. Een ding is zeker: niets blijft altijd hetzelfde. Wij bieden onze pakketten daarom allemaal flexibel en schaalbaar aan. Zo heb je het in oogwenk online aangepast naar de behoeften van je organisatie.

Flexibel contract

Zo soepel als onze service, zo flexibel is ook het contract. Denk je vandaag niet zonder die all in one printer te kunnen, maar blijk je die over een half jaar helemaal niet meer te gebruiken. Waarom dan betalen? We hanteren een opzegtermijn van drie maanden. Dan ben je er snel weer vanaf.

Deeleconomie wordt een deelmaatschappij

Het is toch van de zotte om als zelfstandige allemaal een printer te kopen in een verzamelgebouw met 10 bedrijven? Hoeveel procent van de dag draaien al die apparaten afzonderlijk? Ga voor een betaalbare, fiscaal-vriendelijke en duurzame oplossing en deel met zijn alleen 1 apparaat. Zo voldoe je ook nog eens aan de AVG.

DocVisie onderneemt circulair. Wij gebruiken onderdelen van alle Multifunctional Devices aan het einde van hun levensduur zijn om andere apparaten te repareren, zodat die op hun beurt weer langer meegaan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *