Voldoe aan alle AVG-regels met geavanceerde cloudopslag

Categorieën:

Ga voor versleutelde opslag in de cloud

Als huisarts, advocaat of notaris verwerk jij dagelijks privacygevoelige informatie van jouw klanten. Je wilt deze gegevens snel en discreet tevoorschijn halen, zonder dat je het risico loopt dat ze op straat belanden. Ga daarom voor geavanceerde opslag in de cloud. Hier wordt de informatie zo versleuteld dat je niet bang hoeft te zijn voor datalekken. Ervaar het gemak.

Xtendis One van DocVisie biedt je veilige opslag in de cloud. Jij voldoet zo volledig aan de AVG-wetgeving zonder in te leveren op gemak.

Bekijk de mogelijkheden

Voldoen aan de AVG

Het is voor jouw branche van cruciaal belang dat informatie discreet verwerkt wordt. Zeker sinds de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) sinds mei 2018 van kracht is. Deze wet schrijft diverse organisatorische en technische maatregelen voor om gegevens van jouw cliënten te beschermen.

Dat heb jij waarschijnlijk wel gemerkt. Huisartsen, advocaten, notarissen en andere zorgverleners zijn voortaan verplicht om informatie van cliënten te versleutelen. Ook cliënten zelf versturen gegevens alleen nog versleuteld. Voor veel hulpverleners betekent dit een radicaal andere bedrijfsvoering dan zij gewend zijn.

De AVG betekende voor velen een administratieve strop. Waar je documenten voorheen met één muisklik opende, ben je nu eerst bezig uit te pluizen welke sleutel jouw cliënt gebruikt. Dit kost enorm veel tijd, energie en is foutgevoelig.

Waar we vroeger nog met USB-sticks of harde schijven in de weer gingen, kiezen steeds meer professionals voor het gemak van de cloud. In deze virtuele opslag sla je gemakkelijk alle soorten documenten en gegevens op. De term ‘cloud’ wordt vaak gebruikt omdat de plek waar je de bestanden en gegevens opslaat niet zichtbaar is. Zo open je jouw gegevens eenvoudig via elke telefoon, laptop, computer of tablet.

Een ongeluk zit in een klein hoekje

Stel, jij deelt jouw pand met andere professionals. Om kosten te besparen staat er op de tweede verdieping een gezamenlijke printer. Zelf huis jij op de derde verdieping. Je geeft de printer opdracht tot het uitdraaien van wat documenten van een case. Op je gemak loop je naar de tweede verdieping.

Daar aangekomen staat er al iemand anders bij de printer. Hij heeft jouw documenten alvast gepakt en geordend. Goed bedoeld natuurlijk, maar hierdoor kreeg hij per abuis een inkijkje in privacygevoelige informatie van jouw cliënt en ontstaat er direct een datalek. Niet bepaald AVG-proof. Maar hoe dan wel?

De oplossing

DocVisie biedt je een gemakkelijke en veilige oplossing voor jouw AVG-problemen. De cloudopslag, multifunctionele printers en printbenodigdheden zorgen dat jouw data onder vier ogen met de cliënt blijft. Doordat alle informatie versleuteld wordt, is het document vergrendeld totdat jij het zelf opent.

In het geval van de printer betekent dit dat de documenten pas worden afgedrukt als jij zelf bij de printer staat. Dat doe je met een persoonlijke code of badge. Ga dus gerust nog een kopje koffie halen en stress niet als je nog een telefoontje tussendoor krijgt. Niemand anders kan bij jouw gegevens.

Richt jouw digitale archiefkast in

Van personeelsdossiers tot financiële informatie en contracten: Xtendis One is een veilige opslag in de cloud. Het documentbeheersysteem bezorgt jou overzicht, rust, tijd en voldoet volledig aan de laatste privacywetgeving. De cloudopslag heeft diverse handige functies, zoals het instellen van een bewaartermijn zodat jouw documenten wanneer dat moet automatisch door de digitale papierversnipperaar gaan.

Kies voor Xtendis One

  • Rendabel vanaf 1 gebruiker
  • (Doorgroei-)platform voor MKB én enterprise gebruikers
  • Met één muisklik beginnen en geen implementatiekosten
  • Alle belangrijke bedrijfsinformatie bij elkaar
  • Een veilige cloudopslag
  • Opzegtermijn van slechts één maand
  • Gratis één maand op proef

Download en begin direct >

Behoud overzicht

De hoeveelheid prikkels die een werknemer te verwerken krijgt is sinds de digitalisering enorm toegenomen. Medewerkers besteden gemiddeld zeven uur van hun werkweek met het ordenen van informatie uit verschillende bronnen. Dat zorgt voor een piekbelasting op ons brein en kan anders. Xtendis One is daarom gebruiksvriendelijk en biedt je in een mum van tijd controle over jouw documentbeheer.  

Optimaliseer jouw opslag in de cloud

Wist je dat elk document gemiddeld dertig keer gekopieerd wordt? Met het digitale archief van Xtendis One deel jij zorgeloos bestanden, gegevens en documenten met collega’s. De informatie wordt opgeslagen in een gecomprimeerd bestandsformaat, dus slurpt geen onnodige opslagruimte. Doordat je de rechten per document scherp in kunt stellen, hoef je nooit bang te zijn dat de informatie in verkeerde handen valt.

Nooit meer zoeken

Als jij met meerdere mensen aan één opdracht werkt, is dit probleem vast herkenbaar: iemand slaat de map onder een andere naam op en vervolgens vind jij het nergens meer terug. Xtendis One maakt het je daarom gemakkelijk. Hang gemakkelijk een label met een unieke code aan elke map. Zoek op deze unieke code naar het juiste document. Zo vind je de bestanden altijd weer terug.

Dat werkt ook andersom. Stel dat jij als huisarts een geschreven enquête op wilt slaan. Met Xtendis One is dat een kleine moeite. Plaats het papier onder de scanner, toets de unieke code in en het apparaat scant het document rechtstreeks in het juiste mapje. Dat bespaart tijd en voorkomt dat onbevoegden jouw informatie onder ogen krijgen.

Soorten opslag in de cloud

Uiteraard is Xtendis One niet de enige clouddienst. Andere grote namen zijn iCloud, Google Drive, Microsoft OneDrive en Dropbox. Xtendis One biedt verschillende voordelen ten opzichte van public cloudoplossingen:

  • Data is opgeslagen in Nederland, deze datacenters staan bekend om veiligheid en betrouwbaarheid
  • Xtendis One is onderdeel van een Nederlands bedrijf
  • Met Xtendis One beheer je eenvoudig versies dankzij het unieke codesysteem
  • Bewaren en vernietigen van documenten volgens de richtlijnen van de AVG
  • Geen risico op verlies van informatie wanneer medewerkers uit dienst gaan

Schakel flexibel

De markt vraagt om flexibel schakelen. Jouw apparatuur moet hierin meebewegen. Xtendis One werkt daarom met maandelijks opzegbare contracten. Jij kunt dus zo vaak op- en afschalen als jij daar behoefte aan hebt. Ideaal voor wanneer het bedrijf plotsklaps groeit en er snel meer opslagruimte nodig is. Maar ook wanneer je organisatie krimpt en je nog maar twee in plaats van vier printers nodig hebt.

In Xtendis One zijn jouw documenten veiliger dan in een Zwitserse kluis. Ervaar het gemak van geavanceerde cloudopslag waarbij je moeiteloos voldoet aan alle AVG-wetgeving. Probeer Xtendis One nu één maand gratis.

Download en begin direct >

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.