De eisen voor jouw document-management systeem datacenter

Categorieën:

Betrouwbaar datacenter voor jouw documentmanagementsysteem: dit zijn de vereisten

Jij wilt tijd besparen en jouw dossiers overzichtelijker ordenen. Een documentmanagementsysteem biedt uitkomst. Als het tenminste veilig is. Want jij werkt uitsluitend met privacygevoelige informatie. Zorg daarom dat het datacenter van jouw cloudoplossing in orde is. Het is dan namelijk nog veiliger dan jullie eigen server. Bovendien ben je niet aansprakelijk mocht het onverhoopt toch misgaan. Controleer of jouw opslag voldoet op de volgende 7 onderwerpen.

6 ingrediënten, plus een topping voor een betrouwbaar datacenter:

  1. Veilig
  2. Back-up en recovery
  3. Beschikbaar
  4. Snel
  5. Stroomvoorziening
  6. Klimaatbeheersing
  7. Duurzaam

Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?

Vind het wiel niet opnieuw uit, maar ga voor een kant-en-klare oplossing. Wanneer jij voor een professioneel DMS kiest, bespaart je dit tijd en moeite. De leverancier dacht immers al voor jou na en weet precies wat de beste cloudoplossing en datacenter om jouw privacy-gevoelige informatie veilig op te bergen en te versleutelen. Download hier de checklist waaraan een datacenter van een betrouwbaar DMS moet voldoen en vergelijk het met de specificaties die worden genoemd.

1. De veiligheid van het datacenter

Een datacenter moet zowel online als offline goed beveiligd worden. Wat dat betreft zit je in Nederland goed. De datacenters voldoen aan de hoogst mogelijke veiligheidseisen. Daarnaast weet je dat al jouw data is opgeslagen volgens de Nederlandse en Europese wet- en regelgeving rondom privacy.

De wet maakt bedrijven verantwoordelijk over het verstandig opslaan van persoonsgegevens. Met andere woorden: jij bent aansprakelijk wanneer het misgaat en je er niet alles aan hebt gedaan om dit te voorkomen. Dit betekent dat je extra zorgvuldig moet zijn bij het kiezen van een datacenter.

Toon aan dat op jouw keuze niets valt af te dingen en je zit met de opslag in een betrouwbaar datacenter al snel avg-veiliger dan wanneer je gebruik maakt van een eigen server. Een goede indicator hiervoor zijn de certificeringen die geschikte datacenters krijgen.

Zo zit je veilig met het datacenter van jouw DMS:

ISO 27001 – Informatiebeveiliging
NEN 7510 – Informatiebeveiliging in de zorg
ISO 9001 – Internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen
ISAE3402 compliant – Internationale outsourcing standaard

Fysieke veiligheid

Naast de online veiligheid is de offline safety ook van belang. Een datacenter dat privacygevoelige informatie opslaat en verwerkt, moet beter beveiligd worden dan de gemiddelde luchthaven. Denk bijvoorbeeld aan 24/7 bewaking. Ook op zon- en feestdagen. En ook de brandbeveiliging en toegangscontrole moeten op topniveau draaien om jouw informatie veilig te stellen.

2. Back-up en recovery

Veel bedrijven die privacygevoelige informatie opslaan werken het liefst met eigen servers. Dat klinkt heel slim, want iets uit handen geven is altijd eng, maar heb je weleens nagedacht over brandgevaar, back-ups en recovery?

Het datacenter is het hart van jouw bedrijf. Als dat ermee stopt, ligt jouw organisatie stil. Maar het is veel te duur om jouw eigen servers te beveiligen tegen alle gevaren. Een professioneel, extern datacenter biedt daarom uitkomst voor jouw DMS. Het heeft backupsystemen die voor de meeste bedrijven te duur zijn om zelf aan te schaffen of te onderhouden. Zo weet je zeker dat jouw gegevens veilig zijn.

Kies voor een twin-datacenter om de beschikbaarheid te garanderen. Deze twee servers zijn vrijwel identiek aan elkaar. Ze staan alleen op twee verschillende locaties en draaien volledig los van elkaar. In geval van nood wordt je doorverwezen naar de tweelingbroer. Hier staat een volledige duplicatie van jouw infrastructuur.

3. Beschikbaarheid van data

Beschikbaarheid houdt in dat je altijd bij jouw DMS kunt. Je logt in en ziet direct jouw mappen. Je opent een map en voilà: ogenblikkelijk verschijnt er een document op jouw scherm. Als dit altijd lukt, is jouw DMS 100% beschikbaar.

Om de beschikbaarheid te controleren, werken datacenters met een Tier-normering. Een Tier-1 datacenter garandeert een beschikbaarheid van 99,671 procent. Dat houdt in dat de data maximaal 28 uur per jaar niet beschikbaar is. Dit kan verdeeld zijn over minuten tot seconden. In het laatste geval merk jij er dus waarschijnlijk niets van, maar een ziekenhuis kan zich zelfs zulke korte uitvallen niet veroorloven.

Zij werken dan ook vaak met het hoogste niveau: Tier-3. Deze datacenters zijn per jaar gemiddeld minder dan een half uur uit de lucht. De hoge beschikbaarheid kan in een ziekenhuis levens redden. En andere organisaties, zoals een zorgverzekering, voorkomen  financiële schade en imago-afbreuk.

Om te zorgen dat een datacenter zo min mogelijk downtime heeft, moet het goed kijken naar belangrijke randvoorwaarden, zoals stroom, koeling en brandbeveiliging.

4. Snelheid waarmee je data kunt opvragen

Jullie bedrijfsinformatie wordt beveiligd opgeslagen. Plaats je er een document bij of vraag je iets op, dan communiceren jij en het datacentrum via een versleutelde verbinding. En met jou doen nog tientallen collega’s en andere bedrijven dat. Allemaal tegelijkertijd.

Om aan die vraag te voldoen worden datacentra verschillend ingericht. Zo ben je verbonden via glasvezel, xDSL of WDM of een combinatie van die zaken. Hiermee worden snelheden geboden die worden gemeten in de vorm van IOPS. En voor dit soort zaken geldt: kies de hoogste en beste snelheid. Dan weet je zeker dat jouw bedrijf niet onnodig stil ligt.

IOPS staat voor Input / Output per seconde. Een minimale prestatie van 10.000 IOPS per server is prima.

5. Stroomvoorziening

Zonder stroom geen data. Nederland heeft een superbetrouwbaar stroomnetwerk. Geen punt om je zorgen over te maken dus. Tenminste, als het datacenter in Nederland staat. Controleer dat dus.

Toch is het goed om te weten dan een datacenter soms meer stroom verbruikt dan een compleet dorp. Daarnaast neemt de hoeveelheid data alleen maar toe en valt zelfs in ons land de stroom wel eens uit. Zorg daarom dat je ook bij Nederlandse servers checkt of ze aan alle veiligheidseisen voldoen.

Let hiervoor op het back-upplan bij stroomuitval. Uninterrupted power supply (UPS) en noodaggregaten geven extra garantie dat de boel altijd blijft draaien. Lees daarnaast de stroomspecificaties van het datacenter waar jouw DMS op draait. Deze moet per rack minimaal 64 ampère leveren.

Denk bij een rack een beetje aan een ouderwetse locker. Achter de deur bevinden zich meerdere servers die als een soort lades onder elkaar worden gehangen. Stroomtoevoer wordt per rack ingericht en gesloten racks verhogen de fysieke veiligheid.

6. Klimaatbeheersing van een goed datacenter

De koelsystemen zijn een van de belangrijkste onderdelen van een datacenter. De it-omgeving moet een constante temperatuur hebben voor betere prestaties en een langere levensduur van de hardware. In slimme datacenters wordt gebruik gemaakt van cold-corridors. Hiermee verliest de centrale minder koude lucht en dat verlaagt de energiekosten en is dus beter voor het milieu.

Op het dak van goede datacenters zit vaak ook een warmtewisselaar. Dit is ideaal want die voert de overtollige warmte af. Ook dit zorgt ervoor dat de koelunits minder moeite hoeven te doen om de temperatuur op orde te houden.

Slagroom op de taart. Verklein jouw ecologische voetafdruk

Op grote voet lopen kan zakelijk gezien zijn voordelen hebben, maar qua duurzaamheid kun je best met een maatje minder. Maak je bedrijf wat groener door voor een milieuvriendelijke cloudopslag te kiezen. Een ISO 14001 gecertificeerd datacenter helpt je hierbij. Een andere manier om het te controleren is de waarde die achter PUE (Power Usage Effectiveness) staat. Hoe dichter bij de 1 des te beter voor het milieu.

Er zijn datacenters die gebruik maken van wind- of zonne-energie. En bestaan ideeën om datacenters in zee te zetten om ze zo op natuurlijke wijze te koelen.

Kiezen voor een extern datacenter in plaats van een eigen serverpark brengt sowieso al enorme duurzame voordelen met zich mee. Doordat in de centra alle it van heel veel verschillende organisaties bij elkaar wordt gebracht, wordt een enorme hoeveelheid energie bespaard.

Waarom nog langer aanmodderen met onoverzichtelijke digitale dossiers? DMS’en bieden de oplossing en datacenters waarborgen op verschillende manieren veiligheid en toegankelijkheid. Bovendien kun je bijdragen aan een stukje duurzaamheid. Meer weten over de datacenters waar onze DMS-oplossing op draait?

Meer Informatie 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *