Digitale klantgegevens, doe er wat mee

Categorie:
Digitale klantgegevens doen wonderen voor de klantenbinding.

Klantgegevens zijn het kapitaal van je bedrijf of praktijk. Dat begint met relevante contactinformatie. Ooit stond dat in een klapper of ‘kaartenmolen’, op de werkplek. Of in een centrale kaartenbak. Kun je het je voorstellen?

Het beheren van klantgegevens maakte in korte tijd een revolutie door. Daar kwam in mei 2018 een dimensie bij: de AVG. Het bewaren, beheren en delen van digitale klantgegevens is sindsdien gebonden aan strikte privacywetgeving.

Bewaren mag wel

Laat je door de AVG niet afschrikken om relevante informatie van je bestaande klanten en aspirant-klanten of prospects te blijven verzamelen en vast te leggen. Iedere e-mail van een klant of actie op de website, vertelt je iets over die klant. Die informatie is waardevol om je verkoop- en relatiebeheerbeleid op af te stemmen.

Daarnaast mag het ook nog altijd. Je kunt al jouw clienten en leads een mailen sturen bijvoorbeeld zonder dat zij zich hebben aangemeld. Mits je een opt-out toevoegt, bega je geen enkele overtreding. Je mag er logischerwijs vanuit gaan dat zo iemand geïnteresseerd is in jouw informatie.

Digitale klantgegevens vergroten commerciële slagkracht

Als jij wekelijks aan je slager vertelt dat je het jammer vindt dat hij geen ossenworst verkoopt dan slaat hij dat signaal op. In zijn hoofd of op een krabbel bij de administratie. De volgende keer dat je komt, heeft hij geheid een paar honderd gram ossenworst in huis.

Digitaliseer dit proces en je vergroot de commerciële slagkracht. Zo speel jij in op allerlei signalen die je ontvangt via verkoopgesprekken, presentaties, websitebezoek, e-mails over offertes, enzovoorts.Je slaat de signalen niet op in je hoofd en je krabbelt ze ook niet op een memovelletje. Je brengt ze onder in een relatiebeheer- of managementsysteem.

Een slim georganiseerde ‘digitale kaartenbak’ waarin alle relevante gegevens van klanten en prospects terug te vinden zijn, vergroot de commerciële slagvaardigheid. Proactief beheer van klantgegevens biedt grote voordelen. Denk aan:

  • Sneller inspelen op signalen
  • Optimaliseren van je relatie met bestaande klanten
  • In kaart brengen van trends op basis van websitebezoek en contactmomenten
  • Gericht benaderen van potentiële of inactieve klanten

Meer dan contactgegevens

Wat sla je wel en niet op? De hoeveelheid klantgegevens die je in het beheersysteem onderbrengt, hangt natuurlijk nauw samen met je (commerciële) doelstellingen. De contactgegevens vormen de basis:

  • klantnaam
  • adres
  • website
  • telefoonnummer(s)
  • persoonsgegevens
  • e-mail
  • naam
  • functie
  • contactvoorkeuren
  • korte geschiedenis

De klantinformatie kun je uitbreiden met:

  • aan- of inkoopgegevens van producten en/of diensten
  • betaalgegevens
  • factuurgegevens
  • ervaringsgegevens (feedback, eventuele klachten, uitkomsten klanttevredenheidsonderzoek, enzovoorts)

Een persoonlijke felicitatiemail doet wonderen

Dit rijtje kun je afsluiten met de demografische ofwel persoonlijke gegevens van je klanten. Denk aan woonplaats en regio, liefhebberijen en specifieke interesses, inkomensniveau en achtergrond en aan verjaardagen. Een persoonlijk mailtje op een verjaardag doet wonderen in de zakelijke relatiesfeer!

Liever concurrentie- en AVG-proof

Om de gegevens die je langs diverse kanalen verzamelt efficiënt te beheren, kun je diverse soorten software gebruiken. Voor het monitoren en analyseren zijn geavanceerd Customer Relationship Management-tools (CRM-tools) beschikbaar. Maar je basis is een betrouwbaar documentmanagementsysteem, dat ervoor zorgt dat je klantgegevens op één AVG-proof locatie zijn opgeslagen, in samenhang met je andere bedrijfsgegevens.

Kies een gecertificeerd systeem dat efficiënte samenwerking en protocollen faciliteert, systematisch back-ups maakt, hackers altijd een stap voor blijft en het bewaren van gegevens afstemt op de grenzen die de AVG daaraan stelt. Je klantgegevens zijn je kapitaal. Maar ze zijn ook kwetsbaar. Je concurrenten zijn er dol op en de privacy van je klantrelaties is een serieuze verantwoordelijkheid.

Aan de slag met het digitaliseren van jouw klantgegevens? Wij helpen je graag verder met tips en advies.

NEEM CONTACT OP >

Opmerkingen zijn gesloten.