Documentbeheer met Xtendis One: alles op één lijn

Categorie:

Het ordenen en terugvinden van documenten kost jou dagelijks een kwart van jouw werktijd. Onnodig, want documentbeheer van Xtendis One schept graag overzicht. Met dit systeem werken jij en jouw collega’s op één lijn, ongeacht aanleverwijze. Maak een einde aan onderlinge verwarring en stel orde op zaken. Het werkt nog veilig ook!

Houd tijd over voor jouw klanten. Xtendis One van DocVisie is de oplossing voor automatisch documentbeheer waarbij je voldoet aan de strenge AVG-regels én gegevens gemakkelijk uitwisselt met collega’s.

Bekijk de mogelijkheden

Eén systeem voor iedereen

Je bent niet het eerste bedrijf in de juridische sector waarbij de administratie sinds de AVG een tijdrovend drama is. Sterker nog: organisaties zijn tot wel drie keer meer tijd kwijt aan documentbeheer. De wet regelt dat persoonlijke informatie van cliënten en patiënten nóg beter beschermd moet worden.
An sich een goede ontwikkeling. Probleem is dat iedereen zijn gegevens op geheel eigen wijze versleutelt. Een kriem voor mkb’ers zoals jij die samenwerken met verschillende partijen. Want zie door al door alle sleutels het slot nog maar eens te vinden.

Win daarom een flink deel van deze kostbare tijd terug. Laat iedereen bijvoorbeeld in eenzelfde stukje opslagruimte in de cloud samenwerken. Zo is er één centrale plek waar alle informatie gebundeld wordt. Maar misschien is Xtendis One van DocVisie een veel gemakkelijkere oplossing. Het is het archief waar jij naar op zoek was. Een veilige plaats om bedrijfsinformatie of persoonlijke informatie over cliënten en patiënten te bewaren én te delen. Efficiëntie ten top.

Eenvoudig archiveren

Zoals Steve Jobs Apple-computers een ander, toegankelijker imago wilde geven, doet DocVisie dat voor documentbeheer. Jouw digitale archiefkast staat geen stof te vangen, maar is direct klaar om gevuld te worden. De belangrijkste toepassingen zetten wij namelijk vooraf al voor je klaar.
Voor dit simpele programma heb jij geen training nodig. Zet jouw documenten met één beweging in het systeem. Van getuigenverklaringen tot e-mailverkeer met de cliënt. Je sleept de bestanden gemakkelijk in Xtendis One. Maak het jezelf nog gemakkelijker en koppel verschillende producten van DocVisie met elkaar. Zo stuur je papieren documenten rechtstreeks vanuit de scanner naar jouw digitale dossier.

Ben jij liever helemaal geen tijd meer kwijt aan documentbeheer? Met een op maat gemaakt servicepakket heb je nergens meer omkijken naar.

Bekijk onze servicepakketten>

Versleuteld documentbeheer

Online opslagplaatsen zoals Dropbox, OneDrive en de iCloud zijn zo lek als een mandje en dus onveilig. Zeker in jouw branche betekent dat direct een vinkje bij ‘ongeschikt’. Xtendis One beheert privacygevoelige informatie volgens de laatste regels van de AVG-wet. Versleutel dossiers met wachtwoorden en geef bevoegden toegang door per persoon verschillende rechten in te stellen. Geef ook aan hoe lang documenten bewaard moeten blijven en wanneer het tijd is om ze door de digitale papierversnipperaar te halen. Precies zoals de AVG het voorschrijft.

Documentbeheer van DocVisie is een Nederlands product. Dat biedt voordelen, want alle data staat daardoor verantwoord opgeslagen in Nederlandse datacenters met de allerhoogste veiligheidsnormering. Het systeem is zelfs NEN-EN-ISO 27001 gecertificeerd. Van cyberaanvallen hebben jij en jouw cliënten dus geen last. Een geruststelling voor jezelf en voor iedereen met wie je samenwerkt. En onweerlegbaar bewijs dat informatiebeveiliging jouw hoogste prioriteit heeft.

Combineer efficiënt documentbeheer met veilig printen

Het is niet gemakkelijk om te voldoen aan het woud aan AVG-regels. Zelfs een doodnormale printer blijkt enorm hackgevoelig en daardoor niet geschikt. Gelukkig lease je bij DocVisie de geavanceerde all-in-one apparaten die jou de verplichte bescherming tegen hackers bieden waar je naar op zoek was. Printen, kopiëren, scannen, faxen: er is geen administratieve klus die deze devices niet klaren. Zo digitaliseer je jouw geprinte bewijsstukken veilig en snel.
Het fijne aan DocVisie is dat alle veiligheid niet ten koste gaat van het gebruiksgemak. Zo gebruiken je met een gerust hart met meerdere personen één apparaat. Taken die jij de printer geeft, worden bijvoorbeeld pas uitgevoerd op het moment dat jij je persoonlijke code intikt. Of wanneer je het systeem activeert met jouw unieke badge.

Je bent dus verzekerd van documentbeheer met ultieme bescherming. En als je jouw apparaten koppelt aan Xtendis One profiteer je van nog meer voordelen. Zo scan je jouw document rechtstreeks jouw persoonlijke, digitale archief in. Met de juiste bestandsnaam en al stuurt het apparaat jouw document linea recta in het juiste mapje.

Flexibel contract

Jij wilt in jouw documentbeheer net zo flexibel schakelen als je dat voor klanten doet. Xtendis One is daarom maandelijks opzegbaar en tussendoor volledig schaalbaar naar jouw behoeften. Voeg tijdens de looptijd van het contract gerust tijdelijk nieuwe gebruikers toe, om daarna weer een stapje terug te doen. Het abonnement past zich volledig aan jouw behoeften aan.

Ook de leasecontracten van onze multifunctionele apparaten zijn schaalbaar. Als jij een extra verdieping toevoegt aan jouw kantoor, lease je gemakkelijk een extra apparaat. Ook handig voor piekmomenten, want de opzegtermijn van dit leasecontract is slechts 3 maanden. Mocht je om wat voor reden dan ook een apparaat minder willen, dan is dat zo geregeld.

Probeer Xtendis One nu. Het is per maand opzegbaar. Vul je gegevens in en ontvang een link waarmee je direct je digitale archief kunt inrichten. Na een maand beslis je of je ermee verder wilt.

Aan de slag >

Groeit jouw organisatie van 5 naar 500 man? Dan heb je wellicht behoefte aan zwaarder geschut. Stap van Xtendis One over naar de enterprise versie van Xtendis. Dit platform bestaat al meer dan 30 jaar, is volledig ingericht op corporate ondernemingen en bewees zich dubbel en dwars als kampioen in documentbeheer.

Service op maat

Onze producten nemen jou een hoop werk uit handen. Voor een volledig pakket in documentbeheer sluit je tot slot een maatwerk Service Level Agreement af. Hiermee regel je al het beheer in een servicepakket dat past bij jouw behoeften. Je hebt de keuze tussen een zilveren, gouden of diamanten versie.

Kies je voor zilver dan ga je bij vragen naar onze online servicedesk. In pakket goud kijken onze technici op afstand via een online liveverbinding met je mee. We tackelen het probleem en zorgen direct voor een oplossing. En last but not least hebben we ook de diamant-service. Wanneer je dit pakket afsluit sturen we bij eventuele problemen een monteur naar je toe, die je ter plekke helpt.

Wie werkt met documentbeheer van Xtendis One houdt tijd over. Uurtjes die je in de zon kunt zitten, besteden aan lunch of een goed boek, een weekendje weg of naar de speeltuin met je kinderen. En dat voor 69,- euro per maand tot 3 gebruikers.

Ik wil de proefversie >

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *