Dossier detox: efficiënt archiveren in simpele stappen

Dossier detox: efficiënt werken in een paar simpele stappen

Het archiveren en ordenen van dossiers was al geen leuke bezigheid, maar sinds de AVG is het pas echt een verschrikking. Het kost ondernemers in de juridische sector tot wel drie keer meer tijd dan voorheen! Data staat versnipperd over verschillende platformen en dat heb je binnen de firma ook nog te maken met papierwerk. Dat kan anders. Ga met een paar simpele maatregelen voor een ‘dossier detox’: werk efficiënter en bespaar een hoop tijd en frustraties.

1. Stap over op digitaal

De eerste stap voor een opgeruimde archiefkast is om hem te verschepen naar een digitale omgeving. Dat hoeft helemaal niet spannend te zijn: de kans dat jouw documenten in rook opgaan of door een onbevoegde worden ingezien is tig keer kleiner wanneer je de boel opslaat op een hermetisch bewaakte server dan dat ze in jouw kantoor voor het grijpen liggen.

Dat de server op eigen kantoor moet staat is een achterhaald concept. Je voldoet al aan de eisen van jouw beroepsgeheim en de AVG als je gebruik maakt van een cloudoplossing die draait op een Nederlands datacenter.

2. Eén centrale plek

Een mappenstructuur is geen digitaal archief. Want jouw mappen in de mail, je bureaulade, het crm en de administratiesoftware zijn niet inzichtelijk voor jouw collega’s. Bovendien staat alle informatie versnipperd over verschillende platformen opgeslagen. Niet handig, want zo kost het je veel tijd om informatie uit te wisselen en met elkaar te koppelen.

Bijvoorbeeld in de situatie waarin een collega je vraagt een tekst nog even na te lezen. Hij mailt jou het bestand. Jij download het, leest het en zet het met correcties weg in een eigen map om weer te downloaden en terug te mailen aan de collega. Jullie hebben nu allebei twee versies op jullie computers. Dat zijn er vier binnen het bedrijf en vier in de mail. Dit vreet opslagruimte en maakt de kans op onrechtmatige inzage door een buitenstaander vier keer zo groot.

Of een cliënt je vraagt om de algemene voorwaarden die je vorig jaar voor hem opstelde. In jouw mail kun je het bestand niet vinden. Nu moet je naar de administratiesoftware om het cliëntnummer erbij te halen. Daarmee moet je naar jullie archief. Daar ben je vervolgens nog een kwartier bezig om in de (digitale) bak met dossiers het juiste document te vinden. Zonde van de tijd.

  • Eén docementversie op één centrale plek
  • Semi-automatische opslag in een overzichtelijke structuur
  • Altijd de laatste versie dankzij overzichtelijk versiebeheer
  • Goede vindbaarheid door gebruik van metadata
  • Alle documenten, ongeacht bestandsformaat, staan in één omgeving
  • Toegankelijk via bestaande applicaties: e-mailcliënt, Office, CRM, ERP, etc.
  • Voldoet aan wet- en regelgeving: documenten kunnen onveranderbaar, veilig en duurzaam bewaard worden, voorzien van een bewaar- en vernietigingstermijn

3. Archief wordt werkplek

Verander vooral jullie mindset. Waar veel advocaten afgeronde zaken nu naar een archief verslepen, fysiek of digitaal, werk je met een documentmanagementsysteem in 1 systeem voor lopende zaken en archieven, zonder dat dit voor verwarring zorgt. Je maakt documenten aan en raadpleegt ze terwijl de zaak nog loopt. Zodra het dossier wordt afgesloten, blijft het gewoon in de omgeving staan. Eventueel maak je voor het overzicht nog een label of map ‘gesloten dossier’.

4. Maak archiefkenmerken

Bewaar alle documentatie in een documentmanagementsysteem. Sla mails, pdf’s, word-bestanden, txt-bestanden, bewijslast in de vorm van jpg’s op. Deel vervolgens bevoegdheden per niveau of document. Het maakt niet uit welk bestandstype je toevoegt: als jullie werken met de juiste archiefkenmerken kunnen alle collega’s direct terugvinden wat ze zoeken.

Dat werkt zo: een archiefmanagementsysteem vereist niet dat je per se zoekt op de titel. Zoals je nu vaak een mail niet kan vinden omdat je wel weet waar het over ging, maar niet exact kunt oprakelen welke informatie er in stond, kun je dit in het dms wel opvoeren. Door de juiste kenmerken popt het juiste document gewoon op.

Bonusvoordeel: Jouw bomvolle inbox is traag door alle documenten die daar over en weer worden verzonden. Centrale opslag maakt jouw mailserver een stuk sneller.

5. Geef een bewaartermijn aan

Echte dossier detox betekent: een grote bende voorkomen. Het automatisch verwijderen van documenten is daar de perfecte oplossing voor. In een slim document archief kun je documenten meteen de juiste bewaartermijn meegeven.

Zorg dat je de afrondingsdatum met cliënt communiceert. In dit bericht meld je de bewaartermijn van minimaal 5 jaar en vraag om aan akkoord. Wanneer je een bevestiging van de cliënt ontvangt, stop je deze in het dossier en hang je direct een vernietigingsdatum aan de map. Bijvoorbeeld precies 5 jaar vanaf deze dag.

Zodra die dag aantreedt ontvang je een pop-up met de vraag of je het dossier echt wilt vernietigen. Ben je akkoord? Dan wist het systeem alle documenten en randzaken op een manier die aansluit bij de AVG-wet en jouw beroepsgeheim.

De wettelijke termijnen De dossiers en gegevensdragers moeten volgens de wettelijke termijnen worden bewaard:

Verjaringstermijn rechtsvordering opvragen van stukken 5 jaar na einde bemoeienis met de zaak
Bewaartermijn van administratieve gegevens 7 jaar
Bewaartermijn gegevensdragers 7 jaar
Bewaartermijn op grond van de AWR 7 jaar
Neerlegging van de praktijk 5 of 20 jaar
Verjaringstermijn voor beroepsfouten 5 of 20 jaar

6. Koppel systemen

Jij wilt zo min mogelijk dubbele documenten op jouw server. Koppel daarom alle programma’s waarmee jullie werken aan het documentmanagementsysteem. Denk aan jullie administratiesoftware, maar ook programma’s als Mailchimp of Slack. Omdat je alle documentatie vanuit deze systemen in het DMS kunt terugvinden en openen bespaar je jezelf zeeën van tijd.

Eén systeem waarin je werkt, archiveert en dossiers snel terugvindt, is efficiënt en rustgevend. Werk sneller en communiceer gemakkelijker.

Vraag ons om uitleg

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *