Je werkproces digitaliseren in 6 stappen

Categorie:

Let’s get digital! Je werkproces digitaliseren in 6 stappen

Dossiers moeten achter slot en grendel bewaard worden om privacygevoelige informatie te borgen. Een uitpuilende opslagruimte is echter geen optie meer. Het is daarom belangrijk het werkproces te digitaliseren. Hiermee bespaar je jezelf zeeën van tijd. We helpen je in zes stappen op weg naar een digitaal – of beter gezegd: een ideaal – werkproces.

Stap 1: Ga na waar het efficiënter kan

Kijk eens kritisch naar het huidige werkproces en ontdek wat er te winnen valt. Dát er iets te winnen valt, staat buiten kijf. Misschien op het gebied van administratie, het aanleggen van dossiers of het hanteren van de strenge AVG-regels binnen die dossiers. Misschien in de communicatielijnen tussen jou en je medewerkers, cliënten, of externe partijen zoals de rechtbank en het Openbaar Ministerie.

Stap 2: Zoek naar software for the job

Is de administratie maandelijks een zooitje omdat de taken en bijbehorende uren slecht zijn bijgehouden? Dan valt daar wat te winnen. Ben je veel tijd kwijt met het beheren van bevoegdheden per document sinds de avg van kracht is? Zoek dan naar een digitaal documentenbeheersysteem dat technisch gezien zó goed en slim beveiligd is dat je in een handomdraai de privacybescherming van je cliënten waarborgt. Makkelijker dossiers aanleggen? Koppel een all-in-one-printer aan je digitale archief, zodat je gescande documenten direct kunt opslaan op de juiste plek.

  • Maak onderscheid tussen functionaliteiten die echt noodzakelijk zijn en zaken die leuk zijn om te hebben.
  • Bepaal wie er allemaal mee moeten werken. Dit scheelt ten eerste abonnementskosten maar kan ook je keuze voor de juiste tool beïnvloeden.
  • Zorg voor een schaalbare oplossing die mee kan groeien met de onderneming.
  • Ga voor software waarbij de logica voor een groot deel al prefab geordend is.

Stap 3: Integraties voor samenwerkingen

Vraag aan jouw belangrijkste partners met welke software zij werken en kies voor een documentmanagementsysteem dat met zo veel mogelijk systemen kan communiceren. Dit voorkomt heel veel handmatig werk en zorgt ervoor dat de vele programma’s waarmee jij speciaal voor jouw partners werkt overbodig worden.
Bekijk ook welke oplossingen jij nog meer intern gebruikt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een boekhoudsysteem als Exact Online, Microsoft 365, AFAS of SAP. Het is prettig als jouw DMS naar keuze ook deze programma’s kan integreren.

Stap 4: Maak gebruik van proefversies

Reviews helpen je om een objectievere indruk te krijgen van de ervaringen. Maar een echte indruk van de software krijg je door het gebruiken. Kies daarom voor een flexibele Saas-oplossing die schaalbaar is.

Stap 5: Test het nieuwe product

Formuleer een testgroep waarmee je de software uitprobeert. Spreek met elkaar af waarvoor je de software inzet en waar op gelet moet worden. Maak na een paar weken testen de balans op. Wat zijn de ervaringen en wordt het beoogde doel gehaald? Beoordeel ook of de kosten van de software opwegen tegen het tijdsvoordeel dat je ermee behaalt. Dat is de basis van een goede investering.

Stap 6: Aan de slag

Het systeem werkt en het werkproces digitaliseren aan de hand van de vorige stappen blijkt een schot in de roos. Nu is het tijd om aan de slag te gaan. De software wordt direct opgeschaald naar de hoeveelheid medewerkers die toegang moeten hebben.
Het testteam geeft een presentatie en enthousiasmeert de werkvloer. Iedereen krijgt een maand om een volledige transfer te maken naar jullie nieuwe DMS.

Ieder bedrijf is anders, maar veel processen verlopen hetzelfde. Zo heeft iedere organisatie bijvoorbeeld te maken met financieel beheer, relatiebeheer en projectdossiers. Kies een DMS dat al een mooie blauwdruk heeft voor een efficiënt documentbeheer en richt de randvoorwaarden zelf snel in.
Laat je adviseren

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *