Marie Kondo voor zorgprofessionals: een opgeruimd dms

Categorieën:

Een opgeruimd DMS: Marie Kondo voor zorgprofessionals

In een schone en opgeruimde omgeving voel je je beter en raak je minder kwijt. Thuis poets je de boel regelmatig en hebben autosleutels en verzekeringspapieren een vaste plek. Maar hoe gaat dat op het werk? Hoe ziet jouw bureau eruit en belangrijker nog: hoe ziet de mappenstructuur in jouw documentbeheersystemen eruit?

Zorgprofessionals hebben te maken met bergen papieren en dossiers. Vaak zijn ze maar liefst  een vierde van hun werkdag kwijt aan het slim bewaren en ‘even snel’ opzoeken van al die documenten. Bespaar tijd met onze tips. Noem het de Marie Kondo oplossing voor een opgeruimd DMS en neem een voorbeeld aan deze Japanse opruimgoeroe.


“Uit onderzoek blijkt dat een opgeruimde omgeving veel goeds voor je doet. Medewerkers ervaren minder stress en werken efficiënter omdat er minder afleiding is. Bovendien geven ze aan gelukkiger te zijn.”


Elco Verkleij – DocVisie.

Beslis wat het bewaren waard is

Hoe minder je bewaart, des te sneller vind je zaken terug. Marie Kondo stelt daarom dat je in huis alles moet wegdoen wat je langer dan een jaar niet aanraakte. Nu geldt dat in jouw professie anders: je bent immers verplicht correspondentie rondom ontslag 2 jaar te bewaren, administratie 7 jaar en patiëntendossiers zelfs 15 jaar. Maar al die paperassen vertroebelen de mappen, kennen geen minimale bewaartermijn en je kijkt er nooit meer naar om zodra de zaak gesloten is.

Maak een overzicht van de bewaartermijn van bepaalde documenten en beslis wat je wil doen met alle mails, telefoonnummers, briefjes, notities en krabbels die wel bij de zaak horen, maar jouw mappen zwaar en onoverzichtelijk maken.

Beoordeel vervolgens bij iedere opdracht, patiëntenbezoek of juridische zaak waaraan je werkt tot welke categorie de informatie hoort. Zo sla je niet meer achteloos vanalles op in een map en houd jij jouw digitale archiefkast lekker opgeruimd.

Zaken die je niet hoeft te bewaren in jouw hoofdmap zijn bijvoorbeeld persoonlijke werkaantekeningen, klachten of pensioenkeuringen.

Categoriseer je categorieën

Jouw patiëntendossiers zijn onderverdeeld per patiënt, maar binnen deze map zijn ook weer verschillende mappen te maken. Een bedrijfsarts heeft bijvoorbeeld twee rollen. Hij is adviseur van zowel de werknemer als de werkgever. Begin het patiëntendossier direct met een aantal vaste waarden en bespaar jezelf een hoop werk wanneer je gegevens deelt met een van de partijen.

De artsenfederatie KNMG adviseert om een patiëntenmap onder te verdelen in de volgende vaste waarden:

  1. Administratieve gegevens
  2. Medische informatie
    1. Vrijwillige contacten
    2. Contacten in opdracht
  3. Informatie over arbeidsomstandigheden
  4. Terugkoppelingsgegevens aan de werkgever
  5. Verslagen

Omdat de zorgprofessional te maken heeft met ‘vrijwillige contacten’ en ‘contacten in opdracht’ is een strikte verdeling cruciaal. Vrijwillige momenten, waarbij de werknemer het initiatief neemt een gesprek in te plannen vallen namelijk volledig onder het beroepsgeheim. Door alle informatie rondom vrijwillige contactmomenten in de juiste map te bewaren vind je het snel terug en voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot rondslingerende documenten.

Helpt het je verder?

In de huis-, tuin- en keukenschoonmaakmethode van Marie Kondo vertalen we de vraag ‘of het je helpt’  naar de belangrijkste quote die zij heeft: does it spark joy? We kijken niet zozeer naar wat we weg willen gooien, maar eerder naar wat we willen bewaren. Als je er gelukkig van wordt mag je het houden. Als we dit vertalen naar een opgeruimd DMS voor zorgprofessionals komt dat neer op het volgende:

Veel documentmanagementsystemen bevatten naast patiëntendossiers veel interessante studies, vernuftige onderzoeken, kopies van passages uit oude studieboeken en meer. Vraag jezelf in eerste instantie af wanneer je ze voor het laatst hebt geopend. Al jaren niet naar gekeken? Dan mag het weg. Dit ruimt al aardig op. Voelt het toch niet goed om het weg te gooien? Vraag je dan eens af of het je in de toekomst verder helpt. Ook een nee? Dan zit er maar 1 ding op.

Weggooien voelt vervelend. Dus misschien is niet bewaren wel nog beter. Werk je in de gehandicaptenzorg en lees je een interessant artikel in het vakblad Klik, vraag je dan bij het kopieerapparaat al af wat het je oplevert om dit verhaal in een mapje te stoppen? Alleen wanneer jij denkt dat het je verder helpt mag je het bewaren. En doe er dan vervolgens ook wat mee!

 

Met deze tips van Marie Kondo starten zorgprofessionals met een overzichtelijk en opgeruimd DMS. Gelukkig denken deze slimme systemen ook steeds beter met jou mee. Zo richten ze dossiers zelf in op basis van kennis uit het verleden. Zoals de invulvelden op websites. Dit scheelt jou zeeën van tijd.

Ontdek het slimste dms voor zorgprofessionals >

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *