Orde in digitale documenten met hashtags in het DMS

Categorie:

Orden digitale documenten voor betere vindbaarheid

Je hebt snel een digitaal document nodig om een klant aan de telefoon met de juiste details verder te helpen. Het gaat om de laatste versie van een gecompliceerde productspecificatie. Jouw klant wil nú weten hoe het zit. Het zweet breekt je uit. Er zijn zo veel sub-mappen met vage namen, dat het prijsschieten wordt. En hoe heb je dat allerlaatste document ook alweer genoemd? Er zit weinig anders op dan de klant nog even aan het lijntje te houden. Letterlijk.

Digitale wanorde is een nachtmerrie

Veel bedrijven worstelen dagelijks met deze nachtmerrie. Dat kost tijd en geld. En ergernis op de werkvloer. Als je onvoldoende nadenkt over een goede, herkenbare structuur voor je digitale documenten, raak je verstrikt in een doolhof. Een herkenbare structuur begint met de benaming van mappen en documenten die logisch en voor iedereen helder en begrijpelijk is. Klinkt als vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Als je er geen afspraken over maakt, ligt wildgroei op de loer.

We slaan wat op…

Of je nu een advocatenkantoor hebt, een financiële dienstverlener bent of een zorgpraktijk runt: informatiestromen blijven toenemen. We slaan wat op, tijdens een werkdag! En wát we opslaan moet altijd vindbaar en toegankelijk zijn, bij voorkeur ook vanuit huis. Op de laptop.

Bovendien willen we relevante documenten delen. Tijdens conference calls, bijvoorbeeld, of binnen gezamenlijke projecten. Daar bestaan laagdrempelige cloudoplossingen voor, in de lucht gehouden door de grote techbedrijven, maar houden die hackers buiten de deur? En bieden ze de garantie dat het beheer van digitale documenten in de pas loopt met de Algemene verordening gegevensbescherming, de AVG?

Kies liever voor een klantspecifiek documentmanagementsysteem (DMS) dat volledig op jouw business en documentstromen is afgestemd.

Zo maak je digitale documenten voor iedereen herkenbaar

De gekozen techniek is essentieel voor de efficiency en security. Maar het zegt nog niet alles over gebruiksgemak en de vindbaarheid van digitale documenten. Dat is een kwestie van organiseren, structureren en afspraken maken.

Wat sla je waar op en welke, voor iedereen herkenbare naam geef je eraan. Welke elementen of codes laat je in elke naam terugkeren om helderheid te creëren over de inhoud van een document? Het is handig om daar gezamenlijk logische en eenduidige richtlijnen voor op te stellen en die geregeld te toetsen.

Je kunt allerlei vaste elementen bedenken voor orde in jouw digitale documenten. Om zo de herkenbaarheid en vindbaarheid te optimaliseren.

  • Een datum in een bestandsnaam maakt een document altijd uniek. Met als extra voordeel dat documenten in chronologische volgorde worden weergegeven.
  • De classificatie of categorie is essentieel. Bij ‘factuur’, ‘contract’ of ‘offerte’ is voor iedereen duidelijk wat voor document het is. Schrijf dit altijd voluit, want afkortingen zijn weer niet voor iedereen duidelijk.
  • Een korte, specifieke inhoudsbeschrijving helpt bij het vinden. Je hoeft dan niet het hele document te openen om te zien wat er in staat.
  • Nummers helpen bij het identificeren van de versie van een document. Je ziet dan altijd wat de laatste versie is en kunt eventueel teruggrijpen op andere versies.
  • Codes kunnen handig zijn als extra informatie, als een soort afzender van een afdeling of team, bijvoorbeeld. Maak hier wel goede afspraken over.

Wees eenduidig

De orde in je digitale documenten valt of staat met eenduidigheid. Spreek bijvoorbeeld af dat je alleen kleine letters gebruikt. Hoofdletters maken het rommelig. En gaan jullie voor spaties of verbindingsstreepjes?

Creëer draagvlak. Het helpt om vooraf te inventariseren welke zoekpatronen collega’s gebruiken en wat voor iedereen logisch en goed uitvoerbaar is. Je mappenstructuur is de basis, die kun je inrichten op kernactiviteiten als ‘financieel beheer’, ‘relatiebeheer’, of ‘personeelsdossiers’. Werk zo min mogelijk met sub-mappen. Hoe minder vaak je hoeft te klikken, hoe efficiënter het zoeken verloopt.

Een # vergroot de herkenbaarheid en vindbaarheid

Een slimmigheidje van de nieuwste generatie documentmanagementsystemen is de mogelijkheid om hashtags toe te passen. Dit kan bij alle documenten. Waaronder bij essentiële documentcategorieën, zoals #jaarstukken, #scheiding of #faillissement. Ook als je werkt met meerdere vestigingen, kantoren en teams kun je hashtags gebruiken. Deze methode vergroot niet alleen de overzichtelijkheid, maar vergemakkelijkt ook het autorisatieproces.

Als je op een slimme manier orde schept in je digitale documenten, hoef je klanten nooit meer aan het lijntje te houden. Met de juiste structuur heb je de vereiste informatie snel te pakken. Dat is goed voor de klantbeleving, voor je eigen humeur en voor het werkplezier en de productiviteit van iedereen met wie je bergen informatie en werk verzet.

Overzichtelijk werken, eenvoudige bereikbaarheid voor jouw collega’s en ondertussen AVG compliant zijn. Lees hier hoe je het voor elkaar krijgt.

<!–[if lte IE 8]>

<![endif]–>NEEM CONTACT OP >

Opmerkingen zijn gesloten.