Voorbereid over op het nieuwe online werken

Bereid je voor op het nieuwe online werken: een stappenplan

Onze werkplek is over tien jaar niet meer wat het is geweest. Het wordt ‘multi’: we gaan werken op verschillende plekken, voor uiteenlopende werkgevers in allerlei landen. Daarnaast zorgt de digitale revolutie voor een andere invulling van onze functies. Hoe bereid je jouw bedrijf en collega’s hierop voor en hoe ga je stapsgewijs over op online werken?

Veel impact

De grootste verschuiving die gaande is, is online werken. Hoe vaak pak je nog pen en papier om aantekeningen te maken? We grijpen naar Word, een notes-app of sturen onszelf memo’s. Meetings houden we niet altijd meer face-to-face, maar digitaal via Microsoft Teams. Online werken wordt – en is bij veel bedrijven al – de nieuwe norm. Nu bij jouw organisatie nog. Een stappenplan:

Stap 1: Begin nu

Wacht niet tot volgend jaar en start vandaag met het nieuwe werken. Van uitstel komt afstel. Ook kost het compleet herzien van fysieke werkprocessen naar een digitale omgeving de benodigde tijd. Door vandaag al te beginnen, ben je meteen goed op weg.

Vind je online werken in een digitale omgeving een grote stap? Laat jezelf en collega’s dan begeleiden. DocVisie biedt een overstapservice met een personal organizer die jullie stukje bij beetje meeneemt naar de nieuwe workplace.
Een personal organizer richt de nieuwe online werkplek naar wens in en zet jouw database veilig en compleet over. Zo word jij niet overspoeld met vragen, wordt alles achter de schermen geregeld en kun jij je gewoon focussen op je business.

Stap 2: Vind de juiste tool

Ga niet met de eerste, beste online werkomgeving aan de slag. Vraag jezelf eerst af of het bijdraagt aan jouw nieuwe werkplek. Wordt het werk wel echt efficiënter en heeft de workspace alle functionaliteiten die voor jouw bedrijf belangrijk zijn? Stel een eisenlijstje op en wees kritisch. Zo maak je uiteindelijk de beste en meest onderbouwde beslissingen.

DocVisie brengt eerst goed met jou het bedrijf in kaart. Past Workspace 365 daar perfect tussen? Dan is het go. Als wij twijfels hebben, dan zijn wij daar eerlijk in.

Stap 3: Creëer draagvlak

Een nieuwe online werkomgeving zal voor de ene collega fantastisch nieuws zijn en voor de andere even wennen. Zorg ervoor dat iedereen achter de digitale werkplek staat. In eerste plaats om samen te besluiten voor welke applicatie jullie kiezen. En als tweede om te laten zien hoe het werkprocessen makkelijker maakt. Met de juiste argumenten overtuig je jouw personeel en staan ze voor de volle honderd procent achter jouw keuze.

Stap 4: Volg trainingen

Online werken in een digitale omgeving biedt zoveel mogelijkheden. Ontdek ze allemaal tijdens trainingen of webinars. Leer eerst de basis. Als die kennis er eenmaal is, ontwikkel je jezelf verder. Gooi medewerkers ook eens in het diepe en laat ze een week thuiswerken. Tackel de problemen waar zij dan mee te maken krijgen en volg daar eventueel meer trainingen voor. Of breid je online werkplek uit met nieuwe functies. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Blijf jezelf ontwikkelen op het gebied van het nieuwe werken. Maar verlies de bestaande tools niet uit het oog. Haal jij bijvoorbeeld al alles uit basisapplicaties als Word en Excel?

Stap 5: Take it slow

Natuurlijk wil je dat jouw online werkplek liever gisteren dan vandaag perfect werkt. Geef het echter tijd, pak het rustig aan en wil niet te veel in één keer. Dat zorgt ook voor rust bij je collega’s. Zij moeten waarschijnlijk wennen aan het nieuwe werken. Nieuwe schoenen moeten ook ingewandeld worden.

En dan?

Met de implementatie van de nieuwe digitale werkomgeving ben je weer bij tijd. Maar dan? De digitale revolutie is immers nog steeds gaande en belooft steeds meer impact te maken. Bereid je daarop voor door te bedenken hoe jouw bedrijf er over tien jaar uitziet. We leggen uit hoe dat zit.

Kijk naar het verleden

De wereld maakt al langere tijd een transitie door. Denk maar aan robotisering die voornamelijk manuele werkzaamheden in fabrieken overneemt. Waar de vraag naar intensief handarbeid afnam, groeide juist de vraag naar onderhoudsmonteurs. De digitale revolutie wees dus eerder al uit dat banen niet verdwijnen, maar taken veranderen.

Dat brengt ons bij het heden. Want ook nu vindt er een verschuiving plaats. Zelfs op jouw werkvloer. Zo heb jij allang geen administratiekantoor meer nodig nu je informatie eenvoudig verwerkt, ordent en opslaat met slimme documentmanagementsystemen. Ook kun je dankzij het aanbod van eenvoudige systemen de boekhouding zelf oppakken.

Of neem een kijkje naar de klantenservice. Die vindt niet alleen meer via een telefoonservice plaats, maar in chats en op social media. Klantenservice medewerkers moeten daarom over andere skills beheersen. Waar het eerst ging om de juiste, empathische en behulpzame dingen zeggen, moet je dat nu bereiken met tekst.

Over 10 jaar

Hoe zit dat straks bij jouw bedrijf? Hoe pas jij je aan de digitale revolutie aan? Stel jezelf en jouw medewerkers alvast deze vragen:

  1. Welke delen van jouw baan worden in de toekomst geautomatiseerd?
  2. Welke taken blijven over?
  3. Welke van deze taken wil je blijven uitvoeren?
  4. Waar wil je heen binnen het bedrijf?
  5. Welke skills heb je nodig om jouw nieuwe werkzaamheden uit te voeren?

Met de antwoorden op die vragen start jij vandaag nog met een nieuwe invulling geven aan jouw bedrijf en de huidige banen. Daarvoor zijn namelijk nieuwe skills nodig die jullie nu al kunnen ontwikkelen. Zo wordt de handarbeider procesmatig de monteur van jouw bedrijf.

5 digital skills die je nu al kunt ontwikkelenMaak online werken ook in jouw bedrijf de nieuwe norm. DocVisie staat je hierin bij.

NEEM CONTACT OP >

Opmerkingen zijn gesloten.