Voorkom een eindeloze zoektocht…

Categorie:

De ondernemer

Een ondernemer krijgt dagelijks te maken met documenten die belangrijk zijn voor de bedrijfsvoering. Denk aan PDF contracten, facturen, e-mail, post vanuit de bank, belastingdienst, nutsbedrijven of denk aan alle bonnetjes van aankopen of etentjes. Op het moment dat je ze in je handen krijgt wil je maar één ding; het zo snel mogelijk veilig en goed opslaan.

En zo ‘snel’ gaat dat helaas niet in de praktijk. Bonnetjes worden weggestopt, contracten belanden op een stapel of ergens in je inbox. Facturen belanden in diverse mappenstructuren tijdens een project. Je kopieert de factuur en zet allerlei exemplaren op diverse plekken.

Veel plekken waar je documenten staan, niet één plek heeft altijd alle documenten, mits je heel precies te werk gaat en dat kostijd. Tijd die je liever spendeert aan ondernemen.

Voorkom een eindeloze zoektocht…

Op verschillende momenten in het jaar komen er vragen over die documenten.

Bij kwartaal aangifte wil de ondernemer alle inkoopfacturen, maar ook de verkoopfacturen checken
In het overleg met die éne leverancier wil je de inkoopfacturen van periode X en een exemplaar van het getekende contract (welke versie?).
De accountant vraagt aan het einde van het jaar alle facturen plus alle bonnetjes. Soms inclusief bewijs dat je ‘akkoord’ bent gegaan tot het uitkeren van bedragen.

Kortom, je wordt op dat soort momenten wederom geconfronteerd met jouw geweldig aparte archiveer-werkwijze. En is dit bovendien wel veilig? Wat als iemand met verkeerde bedoelingen toegang krijgt tot je mappenstructuur?

Meer weten over dit onderwerp? Schrijf je dan snel in voor ons webinar ‘Stop de mappenstructuur’.

Schrijf je snel in

Hoe dan wel?

Stop met het gebruik van ‘mappen’ voor de archivering van documenten en dossiers. Het veroorzaakt onnodig kopiëren en het is tijdrovend om alles in één map samen te voegen. Daarnaast heb je meestal allerlei applicaties nodig om documenten ín te zien (denk aan PDF Reader, Word, Excel, Outlook etc.

Stop je documenten in Xtendis. Xtendis werkt juist niet met mappenstructuren, maar met ‘tags’ ofwel ‘labels’. Deze plakt Xtendis óp het document en bewaard deze veilig in een gecertificeerde digitale kluis. De (bijvoorbeeld) Inkoopfactuur wordt in Xtendis opgeslagen met ‘labels’ als “Inkoopfactuur” (documentsoort), “2019” (jaar) ,“Essent” (relatie), “3” (Periode), “58791248”(factuurnummer), “23-3-2019” (factuurdatum) en meer.

Of u nu zoek op “Essent” voor uw afspraak met een leverancier óf op een combinatie van Periode en Documentsoort tijdens het doen van uw kwartaal aangifte, je komt altijd bij hetzelfde document uit. Geen noodzaak meer om deze factuur op allerlei plekken neer te zetten met verschillende bestandsnamen. Mocht er in de factuur een specifiek trefwoord staan, dan kunt u daar zelfs ook op zoeken in Xtendis.

Xtendis biedt een gratis webbased document viewer aan zodat je niet langer alle applicaties nodig hebt om documenten in te zien. Het wijzigen van documenten kan je zeer nauwkeurig aan rollen en rechten hangen. Ook kan je beslissingen over documenten eenvoudig ín Xtendis registreren (zoals een ‘akkoord’ op een inkoopfactuur).

Opmerkingen zijn gesloten.