Checklist wettelijke bewaarplicht administratie

Categorie:

Checklist wettelijke bewaarplicht administratie

Bewaartermijnen. Het is een oerwoud aan cijfers om doorheen te komen. Verschillende documenten hebben afwijkende wettelijke bewaartermijnen. En voor persoonsgegevens geldt dat er geen concrete maximale termijn in de AVG is opgenomen. Onze checklist biedt je houvast.

Verschillende bewaartermijnen documenten

Jouw bedrijf kent verschillende processen en activiteiten waarin documenten worden opgeslagen en persoonsgegevens worden verwerkt. Wij maakten deze tabel voor de meest voorkomende dossiers in het archief. Weet dat je zelf bepaalt of je documenten en dossiers langer bewaart. De voorwaarde is alleen dat je dit beargumenteert in jullie verwerkersovereenkomst.

Ga hierbij wel na of het echt noodzakelijk is. Het schoonhouden van jullie digitale werkplek en archief biedt immers veel voordelen. Bespaar veel tijd, werk en kosten.

Kies voor een slim DMS. Hierin kun je per aangemaakt document direct de vernietigingsdatum opgeven. Dit slimme systeem kan op den duur zelfs een geadviseerde termijn aangeven, gebaseerd op wet- en regelgeving of jullie interne processen.

 

Bewaartermijn personeeldossiers

Document Maximale bewaartermijn Vanaf
Sollicitatiebrieven en cv’s 4 weken Sluiten van de sollicitatieprocedure. Met toestemming maximaal 1 jaar
Arbeidsovereenkomst 2 jaar Beëindiging van het contract
Verslagen van functioneringsgesprekken 2 jaar Einde dienstverband
Documentatie rondom:

  • promotie
  • demotie
  • ontslag
2 jaar Einde dienstverband
Verzuimbeheer 2 jaar Einde dienstverband
Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden 7 jaar Einde dienstverband
Loonbelasting 5 jaar Einde dienstverband
Kopie identiteitsbewijzen 5 jaar Einde dienstverband

Bewaartermijn logs in en rondom kantoor

Document Maximale bewaartermijn
Beveiligingscamerabeelden van personeel 24 uur
Opsporingscamerabeelden ten behoeve van:

  • fraude
  • diefstal
Onbepaalde tijd, mits nodig voor doel
Bezoekregistratie 6 maanden
Overzicht computergebruik:

  • computersystemen
  • e-mail
  • internetmonitoring
6 maanden
Gerechtelijke procedures 2 jaar
Klantcontactmanagement Zelf vast te stellen
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed 10 jaar

Bewaarplicht administratie

Document Maximale bewaartermijn Vanaf
Algemene administratie met minimaal:

  • grootboek
  • debiteuren-, crediteurenadministratie
  • in- en verkoopfacturen
  • voorraadadministratie
  • loonadministratie
7 jaar Eerste 1 januari
Facturen in verband met omzetbelasting 7 jaar Datum opstellen
Jaarrekening en accountantsverklaring 7 jaar Datum opstellen
Winst- en verliesrekening 7 jaar Datum opstellen
Dividendnota’s 5 jaar Datum opstellen
Gegevensdragers van ontbonden rechtspersoon, zoals:

  • boeken
  • bescheiden
7 jaar Afloop bestaan van de rechtspersoon
Subsidie administratie 10 jaar Datum opstellen

 

In een slim DMS voldoe je makkelijk aan de bewaarplicht rondom administratie. Zo kun je aan ieder document een versnipperdatum koppelen. Zodra die aanbreekt ontvang je een melding en wordt het met jouw goedkeuring digitaal door de shredder gehaald.

Vraag naar meer informatie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *