Kantoorautomatisering biedt efficiëntie: werk sneller en veiliger

Tijd is jouw grootste vijand op het kantoor. Je knippert met je ogen en de klok slaat alweer vijf uur. Verspil daarom geen enkele seconde meer en werk makkelijker, efficiënter en sneller met een geautomatiseerd kantoor. Zo houd je alleen al met een slim documentmanagementsysteem iedere dag een kostbare uur over.

Ontdek samen met ons hoe we jouw organisatie efficiënt automatiseren

Slim DMS

Een documentmanagementsysteem (DMS) is een vorm van kantoorautomatisering waarin jij en medebevoegden documenten opslaan, verwerken en bewerken. Het staat in de cloud wat ervoor zorgt dat jullie overal en op ieder apparaat toegang hebben. Dit alles veilig, AVG-proof en volgens de richtlijnen die gelden voor de geheimhoudingsplicht die van toepassing is in jouw branche.

Zo’n DMS brengt tal van voordelen met zich mee die jouw werkdag een stuk makkelijker maken. Het gros van jouw werk vindt namelijk digitaal plaats, maar waar je nu continu switcht tussen jouw mailbox, documenten, mappen en stukken software als relatiebeheersystemen en administratie-oplossingen, hoef je met een DMS alleen dat systeem nog te openen. Met een druk op de knop vind je direct het juiste document. Dat levert direct een tijdsbesparing op die ervoor zorgt dat je vanavond weer eens op tijd thuis bent voor het avondeten.

Zicht in honderden documenten

Met alle documenten en informatie in het slimme DMS, bespaar je jezelf ellenlange zoektochten naar dat stukje content dat je nodig hebt. Win nog meer tijd en creëer overzicht met slimme tags. Ga daarbij voor een gangbare naamgeving ‘factuur’, ‘polis’, ‘contract’.

Werk je met een mappenstructuur? Ook die is niets waard als iedereen klakkeloos documenten erin opslaat. Bepaal daarom bestandsnamen die de lading dekken. Denk aan GoversAdvocaten_factuur_20190512. Zo zie je in één oogopslag de wie, wat en wanneer van het document. Wel zo makkelijk.

 

Automatiseer dagelijkse taken

Kantoorautomatisering is in het leven geroepen om simpele en terugkerende taken over te nemen. Zo kan een gedeeld DMS ervoor zorgen dat je makkelijker met betrokkenen communiceert. Je hebt dan minder mails en chatberichten over en weer nodig.

Of het onthouden van de wettelijke bewaartermijnen van documenten. Het zou bovenmenselijk zijn als jij dit uit je hoofd weet en maandelijks door het archief pluizen kost onnodig veel tijd. Zo moet je jaarrekeningen tot wel 7 jaar bewaren, maar ben je verplicht om arbeidsovereenkomsten maximaal 2 jaar na afloop van het dienstverband te verwijderen.

Een documentmanagementsysteem onthoudt precies wanneer een termijn is verlopen. Het zijn precies dit soort ‘kleine’ dingen die kantoorautomatisering jouw bedrijf veiliger en meer compliant maken. Gelijktijdig bespaar je tijd. Triple win dus.

Automatiseer het invoerwerk

Een slim DMS automatiseert een groot gedeelte van het invoerwerk. Via scan, mail of upload zet je nieuwe documenten in het systeem en worden regels die bekend zijn automatisch ingevuld. Dit realiseert een forse tijdsbesparing en verkleint de kans op fouten. Dit werkt per document, maar zelfs per batch. Dat ruimt en lucht direct op.

1 document, 1 versie

Nog zo’n dagelijks blok aan het been, is het delen en openen van privacygevoelige documenten. Je ontvangt ze via de mail, dient ze te ontgrendelen, te downloaden, te bewerken, te uploaden en vergrendeld weer terug te zenden. Mochten er dan nog wijzigingen zijn, speelt het riedeltje zich opnieuw af en voor je het weet heb je 5 versies op jouw computer staan. Dat kan makkelijker.

Wanneer je door kantoorautomatisering slim samenwerkt in een DMS hoef je bestanden niet te vermenigvuldigen. Wie bevoegdheid heeft kan in hetzelfde bestand meewerken. Een betrouwbaar documentmanagementsysteem voldoet daarbij aan alle veiligheidseisen die worden gesteld namens de AVG en de geheimhoudingsplicht binnen jouw branche.

Werk AVG-proof

Grote bestanden delen via WeTransfer is om veiligheidsredenen niet verstandig. Verzenden via de mail levert grote gevaren op voor de privacy. Veel ondernemingen wijken daarom uit naar systemen die incrypted verzenden en minuten later de cijfercode mailen. Iedereen heeft zo zijn eigen systeem en er zit een tijdcode op van bijvoorbeeld 24 uur, waardoor je op een drukke week vol vergaderingen en belangrijk overleg opnieuw alle benodigde informatie moet opvragen.

Het zijn allemaal redenen om vandaag nog over te stappen. Ga voor een betrouwbaar DMS. Zo voorkom je dat documenten overal ronddwalen en je de wet overtreedt.

NU Met DMS
Je mailt je suf Je werkt samen in 1 DMS en hebt met partners bevoegdheid documenten te bekijken of bewerken.
Je hebt meerdere gedownloade versies op jouw computer
Je ontvangt een mail met encrypted informatie
Je ontvangt een mail met de code ter ontcijfering
Je moet binnen 24 uur de informatie downloaden
Documenten zijn niet ‘slim’ waardoor je geen controle hebt
Je kunt niet met zekerheid aantonen dat je gevoelige informatie weet te vinden

 

Meer weten over een slim en efficiënt DMS?

NEEM CONTACT OP

 

Koppel slimme systemen

Met een geautomatiseerd kantoor valt een hoop te winnen. Koppel een DMS aan een slimme all-in-one printer en je gaat helemaal voor maximaal gemak op het kantoor. Het apparaat slaat jouw scans via een versleutelde route namelijk direct op in het DMS. Op de juiste plek en alleen toegankelijk voor personen met de juiste bevoegdheden.

Deel bevoegdheden 1 keer uit

Wie verantwoordelijk is voor de administratie moet de tag ‘facturen’ kunnen inzien, maar het gaat de stagiair misschien niets aan wat onder dat label te vinden is. Door niet met mappen per klant te werken maar met labels binnen algemene omgevingen als ‘relatiebeheer’ en ‘financieel beheer’ geef je super snel toegang tot enkel het noodzakelijke.

Heb je twee filialen? Maak een #amsterdam en #rotterdam tag.

Heb je freelancer die alleen twee bepaalde dossiers mag inzien? Tag de naam en verwijder die weer als de samenwerking stopt.

Kantoorautomatisering geeft meer tijd voor kwaliteit

Dat je door slimme kantoorautomatisering eindelijk eens tijd overhoudt aan het einde van de dag, komt niet alleen jouw planning en stressgehalte ten goede, het levert ook nog eens een kostenbesparing op. Je krijgt immers meer gedaan op een dag en kunt zo meer doen.

Maak een gigantische stap richting een veiliger, makkelijker, efficiënter en meer foutloos werkproces met onze slimme systemen. De bundels zijn ook nog flexibel en opschaalbaar.

NEEM CONTACT OP