Wat is het beste DMS voor mijn werksituatie?

Categorieën:
digitaal archief

Je hebt een mooie praktijk. Het aantal opdrachten neemt toe. Je krijgt assistentie van een of meerdere medewerkers. Je merkt dat je werkplek wel een makeover kan gebruiken. Volledig online werken, efficiënt, maar ook veilig en gestroomlijnd. Je hebt wel eens iets gehoord over de voordelen van een documentmanagementsysteem, maar wat is het beste DMS op de markt?

Een auto met DMS?

Ken je dat gevoel? Je staat voor de aankoop van een product of dienst terwijl je er niet zoveel verstand van denkt te hebben. Als je een auto gaat kopen, heb je het gevoel dat je al met 1-0 achterstaat, omdat je niet helemaal scherp hebt wat ook alweer bedoeld wordt met ESP, ABS, ASR of DSG, of de subwoofers, want je raast een stuk makkelijker over de snelweg met de juiste muziek, nietwaar?

Gewonemensentaal

DocVisie vindt het belangrijk dat jij zo gauw mogelijk 1-1 scoort, zodat we op gelijke hoogte komen en op basis van gelijkwaardigheid communiceren. Als wij vaktermen zoals DMS gebruiken, weten we allebei dat het over een documentbeheersysteem gaat. En om jou goed te informeren leggen we duidelijk uit wat de voor- en nadelen van onze oplossingen zijn. Zonder technische prietpraat, want we denken vanuit jouw situatie: de gebruiker.

Het hele speelveld verkennen

Een DMS aanschaffen hoeft niet moeilijk te zijn. DocVisie neemt jou als een coach bij de hand om samen te ontdekken wat jouw positie op het speelveld is en met welk DMS jij het best tot je recht komt. Ben jij een kleine speler die gaat voor een digitaal archief en AVG-compliant wil werken, zonder duizenden euro’s te spenderen? Dan is Xtendis One misschien jouw favoriete uitrusting.

Teaming up met Workspace 365

Ben je een grotere speler en heb je meer nodig? Laat je dan eens informeren over Workspace 365. Stel je voor dat je met één inlog je hele werkplek kunt ontsluiten. Met Workspace 365 breng je al je applicaties, portals en het intranet samen op één digitale werkplek. Zo gaat jouw team echt samenwerken en wordt er synergie geboren, waarmee de voorsprong nooit lang kan uitblijven.

Think big: opschalen naar een totaalaanpak

Je wilt het groter aanpakken omdat het werk daarom vraagt en wilt alle werkprocessen in je organisatie volledig goed geregeld hebben. Kijk dan eens naar de DocVisie Bundels. Dat zijn schaalbare cloudoplossingen die maandelijks opzegbaar zijn. Alles zit erin: je DMS, Microsoft Office 365; Teams, printer, supplies, AVG en security. Kies uit vier verschillende DocVisie Bundels.

Checklist voor aanschaf van het beste DMS

Er zijn veel documentbeheersystemen op de markt. Rondkijken kan zeker geen kwaad. Op basis van een checklist van GeONE.nl is een aantal aandachtspunten te onderscheiden:

  • Gebruiksvriendelijkheid
    Een DMS kan een schatkist aan mogelijkheden bieden, maar als je het slot amper openkrijgt, dan blijft de kist waarschijnlijk vaak gesloten. Ligt de focus van het systeem op het gebruik of op de functionaliteit? Kun je als gebruiker zelf de interface aanpassen?
  • Personalisatie
    Is het op jouw werkplek belangrijk dat documenten gepersonaliseerd worden aangeboden? Dat medewerkers alleen de documenten zien die relevant voor hen zijn? Kunnen in het DMS permissies worden ingesteld op basis van documenteigenschappen of op het niveau van mappen?
  • Intelligentie
    Is de structuur van het DMS gebaseerd op metadata of op basis van locatie in de mappenstructuur? Kan het systeem zelf contracten of facturen herkennen? Is het systeem zelflerend (kunstmatige intelligentie, ai)?
  • Mobile
    Kun je jouw DMS ook gebruiken op een mobiel apparaat? Is er een applicatie voor alle mobiele besturingssystemen, zoals Windows Phone, iOS en Android? Kun je je mobiele applicatie ook gebruiken als je geen verbinding met internet hebt? Worden documenten tijdelijk opgeslagen?
  • Architectuur
    Staat alle software van je DMS in de cloud of is het een combinatie van cloud en “‘on premise”, oftewel lokaal geïnstalleerd en gedraaid op jouw computers. Nadeel van on premise is dat de kosten hoger zijn.
  • Integratie
    Kan het DMS communiceren met andere systemen? Kunnen er data en documenten worden uitgewisseld zonder de documenten over te zetten? Kan het systeem integreren met een CRM, ERP, met factureringssoftware of met legacysystemen, dat zijn computersystemen of applicaties die nog steeds worden gebruikt omdat de kosten van vervanging te hoog zijn.

Wij helpen je bij jouw keuze

Een DMS kiezen doe je niet elke dag. Misschien zie je ertegenop. Dat begrijpen wij helemaal, ook omdat jij misschien minder vertrouwd bent met dit onderwerp. Wij vinden het belangrijk om heel duidelijk en begrijpelijk uit te leggen wat de mogelijkheden van DocVisie zijn opdat je jouw documentbeheer kunt optimaliseren.

De voordelen van een DMS

Een DMS is allang geen luxe meer, het is eerder een manier om te overleven in ons informatietijdperk. Maar wel een fijne manier, want met een DMS wordt werken efficiënter en plezieriger. Onmiskenbare voordelen van een documentmanagementsysteem:

  • Minder fouten bij het verwerken van documenten.
  • Minder geld en ruimte nodig voor de fysieke opslag van je documenten.
  • Documenten soepeler accorderen en accepteren. Facturen vlotter goedkeuren en betalen.
  • Sneller data en documenten verwerken.
  • Meer uit je verzamelde data halen. Je DMS brengt informatie op de juiste plek. Daardoor trek je bijvoorbeeld klantprofielen gemakkelijker boven water.
  • Meer efficiëntie en overzicht, documenten en dossiers worden sneller gevonden.

Informeer vrijblijvend naar jouw beste DMS

Neem contact met ons op. Samen kijken we wat je nodig hebt, brengen we jouw eisen in kaart en stippelen een plan uit om je digitale werkplek te realiseren. Zo wordt dit voor jou geen project waar je tegenop ziet, maar een springplank naar het Nieuwe Werken.

Bel, mail of chat met ons en vind jouw beste DMS. Geheel vrijblijvend.

NEEM CONTACT OP >

Opmerkingen zijn gesloten.