Efficiënter werken: het kan met documentbeheer

Efficiënter werken begint met gestructureerde mappen

Jij zit niet ruim in jouw tijd. Cliënten vragen jouw onverdeelde aandacht, collega’s verwachten in no-time topwerk en volgens de wet moet je al die werkzaamheden ook nog veilig documenteren. Efficiënter werken is key voor een productievere werkdag. Ga aan de slag met deze tips.

Alle informatiestromen op 1 plek

De communicatie over jouw werk komt via allerlei kanalen binnen momenteel. Je ontvangt 40 mails per dag, maakt gebruik van chatsystemen als Hangouts of Slack, houdt LinkedIn bij, ontvangt documenten via WeTransfer en werkt met systemen als Teamleader en Jira.

Verminder de tijd die jij kwijt bent aan het schakelen tussen al deze programma’s. Zorg ervoor dat berichten van al deze kanalen op 1 plek binnenkomen. Het intelligente programma Xtendis One van DocVisie regelt dit voor je en schiet bestanden ook direct naar de juiste mappen.

Clean desk policy

Hanteer een clean desk inbox. Alle mails die je hebt afgehandeld of waarop je hebt gereageerd sleep je direct naar een archief. Dat geeft aan het einde van de dag rust en voldoening. Laat je ook inspireren door Inbox Zero van Merlin Mann.

Een overzichtelijk archief

Ook wanneer alle documentatie op slechts 1 plek staat, kan het nog een crime zijn de juiste bestanden te vinden. Een heldere mappenstructuur is essentieel. Naamgeving is daarbij belangrijk, maar in Xtendis One gelukkig niet meer van levensbelang.

Het systeem vult velden zelf in nadat jij dit een keer hebt voorgedaan. Ontvang je bijvoorbeeld een factuur van Jansen B.V. en stuur je die naar de map Jansen B.V. onder de tag ‘facturen’, dan doet het systeem dit de volgende keer automatisch voor jou. Krijgt de factuur vervolgens de bestandsnaam 19001.pdf mee, dan kun je alsnog op de inhoud zoeken. Dit is een enorme tijdswinst.

Aan de heldere inrichting van jouw mappenstructuur helpt het programma ook mee. Xtendis One is namelijk het zusje van het enterprise-model Xtendis. Met ruim 4 miljoen gebruikers bij zo’n 650 bedrijven is de heilige graal voor efficiënter werken allang gevonden. Wij hebben de belangrijkste kenmerken samengevat in 6 basisarchieven waarmee je direct aan de slag kunt.

De basisarchieven voor een efficiëntere werkdag

  • Digitaal financieel beheer
  • Digitaal relatiebeheer
  • Digitaal contractbeheer
  • Digitaal intern beheer
  • Digitale personeelsdossiers
  • Digitale portfoliobeheer

Verminder het e-mailgebruik

Hoeveel tijd je kwijt bent met mailen is heftig veel. Vaak is even bellen of langslopen zelfs sneller. Toch moeten documenten vaak nog wel gemaild worden. Maak daarom vanaf nu een map die je deelt met bevoegden.

Geef van deze map direct de houdbaarheid van deze rechten aan. Zo wist het systeem de bestanden automatisch weer zodra de termijn verstreken is.

AVG-proof en efficiënter werken doe je met Xtendis One. Dit bewezen platform is speciaal bedoeld voor mkb’ers die geen tienduizenden euro’s kunnen investeren in documentbeheer. Het abonnement is bovendien flexibel en maandelijks opzegbaar.

NEEM CONTACT OP

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *