Slim en efficiënt werken begint met een goede gewoonte

Categorie:
digitale gewoontes

De groten der aarde werken slim en efficiënt. Ze besteden hun tijd nuttig omdat die je kostbaarste bezit is. Het is het enige product dat je nooit terug kunt kopen. De truc is gewoonte te creëren. De een staat om 6.00 uur ‘s ochtends op om voor de mailstroom het belangrijkste werk te hebben verricht. De ander begint de dag met baantjes trekken in het zwembad.

Wil jij sneller en efficiënter werken? Goede kans dat je met een paar slimme gewoonten een heel eind komt. Wij helpen je op weg om jouw zakelijke omgeving geordend en veilig te maken.

Overzichtelijk werken

Japanse bedrijven hebben de faam continu bezig te zijn om hun productieproces te optimaliseren. Zien ze ook maar een kansje om verspilling te beteugelen, dan zijn ze er als de kippen bij. Werkplekken worden heel slim en efficiënt ingericht. Waar werknemers in andere landen dagelijks zoeken naar de waterpomptang en steeksleutel, ligt in Japan alles al klaar om direct te knallen.

Dit voorbeeld lijken we op bepaalde plekken in onze werkdag over te nemen. Denk bijvoorbeeld aan de keurig ingerichte apothekerskasten met medicijnen-eiland en uitgiftebalie. Of de steriele gaasjes, spuiten, potten en pillen in jouw huisartsenpraktijk. Supersnel heb jij de juiste spullen binnen handbereik. Op de vloer gaat het dus goed. Maar digitaal? Heb je daar al orde in de chaos?

APK voor je digitale werkplek

De Japanse werkwijze inspireert ons om onze werkomgeving onder de loep te nemen. Heel veel stappen in je computersysteem kunnen gemist worden als kiespijn. Het kan eenvoudiger en efficiënter. Eerlijk zeggen, hoe vaak moet je klikken om in een map te komen? Hoeveel seconden ben je kwijt om overal in te loggen?

Het is mooi geweest. Tijd voor een nieuwe goede gewoonte: maak van je werkplek een lanceerbasis. Laat jezelf katapulteren naar een dag vol productief werkplezier. Kies voor een volledig digitale werkplek, een eenmalige investering in een gewoonte die duurzaam vruchten draagt. Lees verder, want er valt veel over goede gewoontes te vertellen.

Ga voor een gouden gewoonte

Stel je hebt de gewoonte om continu te switchen tussen je documenten: WeTransfer, mappen, mailbox, administratiemodule en relatiebeheersysteem. Je verspilt tijd en energie. Dat is nu eenmaal je gewoonte. Je hebt ermee leren leven, je denkt dat het zo hoort.

Het kan echt anders. Workspace 365 van DocVisie is jouw opstapje naar een nieuwe gewoonte die wel in jouw voordeel werkt. Open jouw DMS en je staat direct midden in een omgeving waar alles klaarstaat. Met één druk op de knop vind je het juiste document. Schakelen tussen de programma’s gaat traploos. Jouw basis is ingericht op: efficiënt, veilig en geordend werken.

Deze gewoonten helpen je verder

  1. Blijf niet hangen in de vicieuze cirkel van het e-mail checken. Richt twee of drie momenten per dag in waarop jij dit doet.
  2. Eat that frog: zorg dat de eerste taak van jouw werkdag in de zorg hetgeen is waar je het meest tegenop ziet. Als dat achter de rug is, vlieg je productiever door de rest van jouw tijd. Je hebt immers weer energie te over.
  3. Neem pauze na een halfuur geconcentreerd werken. Het kan al genoeg zijn om even een kopje koffie te halen of bij te kletsen met een collega. Minimaal eens per dag schep je ook even frisse lucht.
  4. Wees proactief. Bepaal wat je wil doen en doe dat. Laat je daarbij niet afleiding door telefoontjes, mail, berichten of andere inkomende prikkels. Urgentie blijkt vaak wel mee te vallen als je er 10 minuten later op reageert wanneer het jou uitkomt.

This is the moment

Naast het creëren van gewoontes is het ook belangrijk keuzemomenten te signaleren. Het leven is een kralenketting van momenten. Een voorbeeld: je komt na je werk moe thuis en je hebt twee opties. Eén: je schiet meteen je trainingspak aan en gaat hardlopen. Twee: je bestelt een pizza en gaat bankhangen. De keuze geeft richting aan je hele avond.

“Beheers het beslissende moment. Optimaliseer de kleine keuzes die een enorm effect opleveren.”
– James Clear

Elementaire gewoontes

In zijn boek ‘Elementaire gewoontes’ legt James Clear uit hoe je goede gewoontes creëert en slechte afleert. En dat het begint met minder streng te zijn. Maak het begin van een nieuwe gewoonte zo laagdrempelig mogelijk. Dat is zijn tip. Verplicht jezelf dus niet direct elke avond 10 kilometer te joggen, maar begin rustig met 5 minuten per avond. Net zolang tot het een gewoonte is.

“Wat je wilt is een gewoonte die als opstapje dient en die je op een productiever pad zet.” Wil je de marathon gaan lopen, maak er dan om te beginnen een gewoonte van om je hardloopschoenen aan te trekken.

Eerst moet een gewoonte ingesleten raken voordat we haar kunnen verbeteren. Je hebt een standaard nodig, voordat je kunt optimaliseren. Zorg dat je uitvalsbasis gestroomlijnd is, dan volgt de rest vanzelf. Je maakt het jezelf makkelijker om productiever te werken.

“Uiteraard zijn er vele manieren om goede gewoontes te automatiseren en slechte gewoontes af te leren. Gewoonlijk houden die manieren in dat je de technologie het werk voor je laat doen. Technologie kan handelingen die ooit moeilijk, vervelend en ingewikkeld waren, omzetten in gedrag dat gemakkelijk, pijnloos en eenvoudig is. Het is de betrouwbaarste en effectiefste manier om juist gedrag te garanderen.”
– James Clear

Eerst accepteren, dan accelereren

Volgens onderzoekers doen wij 40 tot 50 procent van onze handelingen op een dag uit gewoonte. Dat geldt dus ook voor overbodige gewoonten. Efficiënt zijn ze niet, maar we staan er niet meer bij stil, omdat ze een gewoonte zijn geworden. Als we dit beseffen, kunnen we gaan bouwen. Zorg allereerst voor een solide basis. Automatiseer je gewoontes, dat is de betrouwbaarste en effectiefste manier om het juiste gedrag te garanderen.

Voorbeelden van zaken die jouw werkdag efficiënter laten verlopen:
Ga voor een eersteklas DMS als fundament van je digitale werkplek
Zorg voor een verbinding tussen andere zorgverleners in de HOED
Automatiseer oproepen voor de prikpoli aan patiënten
Automatiseer verzoeken om herhaalrecepten
Automatiseer inzicht in het patiëntendossier
Besteed het updaten van systemen, apps en andere online zaken uit
Ga voor een paperless office

“Automatiseer je gewoontes. Investeer in technologie en eenmalige aankopen die toekomstig gedrag zeker stellen.”
– James Clear

Meer creatieve ruimte met DocVisie

Als we ervoor zorgen dat ons DMS vlekkeloos werkt, komt er in onze agenda ruimte voor nieuwe taken, frisse ideeën, inspirerende ontmoetingen. Het is een vorm van automatisering die je goede gewoonte om ordelijk en productief te werken borgt. En die van de andere kant ruimte creëert. Voor je cliënten, je patiënten, voor jezelf.

Wacht niet op 1 januari. Creëer nu jouw beste gewoonte: kies DocVisie als jouw personal assistent.

NEEM CONTACT OP >

Opmerkingen zijn gesloten.