HOE WERKT HET?

Een volwaardig DMS voor een instapprijs.

Ieder document direct beschikbaar

Hoe vaak moet je zoeken naar een document? Hoeveel versies van een document zijn er op verschillende locaties (in de organisatie) opgeslagen? En hoe houd je de controle over de levensduur van documenten met het oog op de AVG-vernietigingsplicht? Komen deze situaties je bekend voor? Dan is Xtendis One iets voor jouw organisatie.

Xtendis One geeft je grip op (de) documenten (in jouw organisatie)

Het is een DMS-systeem speciaal voor MKB-bedrijven dat werkt vanuit de cloud. Xtendis One is gebaseerd op Xtendis, een DMS systeem voor grotere organisaties. Je kunt Xtendis One zien als het ‘kleine broertje’ van Xtendis.

Documenten veilig digitaal opbergen en beschikbaar stellen

Als je aan de slag gaat met Xtendis One sla je al je documenten op in het systeem. Door meer te slepen vanuit andere mappen, meerdere bestanden tegelijk te uploaden of papieren documenten in te scannen.

Ingescande documenten kun je tags meegeven, zodat ze op de juiste manier en op de juiste locatie worden opgeslagen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen wanneer een document automatisch vernietigd moet worden.

Ook is het erg prettig dat verschillende versies van een document (bijvoorbeeld na bewerking) allemaal op één plek worden opgeslagen, samen met het originele (onwijzigbare) bestand.

Cloud – geen implementatie

Xtendis One is een DMS cloudoplossing. Al jouw bedrijfsdocumenten die je in het systeem zet, worden opgeslagen in een streng beveiligd Nederlands datacenter. Daarnaast wordt er een back-up in Duitsland veilig opgeslagen.

Omdat Xtendis One volledig in de cloud draait, is er geen implementatie nodig. Je kunt direct inloggen en beginnen met het inrichten van jouw digitale archief.

Zelflerend systeem

Xtendis One is een slimme oplossing. Door gebruik te maken van AI en robotics leert het systeem van jouw eerdere acties. Zo weet het systeem steeds beter waar jij bepaalde documenten op wilt slaan. Zo ben je veel minder tijd kwijt aan het archiveren van documenten.

Welke documenten kun je digitaliseren?

Alle fysieke documenten in je organisatie kun je eenvoudig toevoegen aan het digitale Xtendis One archief.

Denk bijvoorbeeld aan:

  •         Formulieren.
  •         Documentatie.
  •         Facturen.
  •         Pakbonnen.
  •         Opdrachtbevestigingen.
  •         Offertes.
  •         Orders.
  •         Gespreksgeschiedenis.

In het Xtendis One DMS maak je eenvoudig dossiers aan

 

  • Klantdossiers.
  • Fabrikantendossiers.
  • Leveranciersdossiers.
  • Projectdossiers.

Hoe kun je beginnen met Xtendis One?

Starten is supersimpel. Klik op de button en binnen de kortste keren kun je aan de slag.
Ik wil de gratis proefversie