Na de clean desk policy is de clean desktop aan de beurt

Categorie:
clean desktop

Zo creëer je een clean desktop policy

Op jouw desktop staat een hele verzameling ongeorganiseerde mapjes. Dat werkt niet prettig, omdat je vaak moet zoeken naar de juiste map. Het ziet er niet netjes uit en is AVG-technisch heel onverantwoord. Tijd om door jouw desktop eens grondig de bezem te halen.

Wat houdt een clean desktop policy in?

We hebben de term gewoon gejat van de clean desk policy. Hier zorg je ervoor dat iedereen aan het einde van de werkdag alle papieren en andere spullen opruimt. Je trekt de deur achter je dicht trekt met een opgeruimd bureau. Geen rondzwervende pennen of afval en zeker geen papierwerk.

Dit kun je ook digitaal realiseren. Ruim tijdens het werken al op. Maak direct de dossiers aan die nodig zijn, sluit documenten af zodra ze klaar zijn en plaats alle informatie in de juiste dossiers.

Waarom de clean desktop policy?

Marie Kondo een mondiale geprezen en geroemde opruimgoeroe stelt dat je in huis alles moet wegdoen wat je langer dan een jaar niet hebt gebruikt of aangeraakt. Nu ligt dat voor een zorgprofessional iets anders. Je bent immers verplicht om bepaalde documenten, zoals patiëntendossiers veel  langer te bewaren: 15 jaar. Des te belangrijker is het om al die informatie, die zich jaar in jaar uit maar opstapelt, slim en juist op te bergen.

Creëer rust en meer tijd in jouw planning.  Onze clean desktop policy houdt in dat jij je kunt focussen op het werk. Door informatie gestructureerd te bewaren:

  • is jouw laptop of desktop overzichtelijk
  • is jouw digitale bureaublad maagdelijk leeg
  • vind je het eenvoudiger en sneller terug
  • houd je meer tijd over voor andere zaken dan oeverloos zoeken

De voordelen van een clean desktop policy

Een clean desktop policy biedt veel voordelen voor je eigen werkgenot. Maar de belangrijkste is nog altijd de privacybescherming van jouw patiënten en cliënten. Want wie niet direct na ieder consult of taak bestanden juist opbergt, loopt het risico dan ongenodigden bij de bestanden kunnen. Het is immers makkelijker om een notitie op een bureaublad te openen, dan in een vergrendeld documentmanagementsysteem te snuffelen.

Bewaak patiëntgegevens op een AVG-manier. Doordat een DMS in een timeline bijhoudt wanneer jij informatie neerzet, inziet en aanpast, kun je er nooit onrechtmatig van beschuldigd worden de informatie te delen met onbevoegden.

Hoe pak je de clean desktop policy aan?

Als zorgprofessional kan dit een behoorlijke uitdaging zijn als je druk en geconcentreerd bezig bent en van het ene cliëntbezoek het volgende inrolt. Een stappenplan:

  1. Geef documenten vindbare bestandsnamen
  2. Werk niet met mappen maar met tags. Vergelijkbaar met hoe die worden ingezet op socialmedia.
  3. Geef de informatie die je opslaat direct de juiste toegangsrechten (bij voorkeur door die te verdelen op tag-niveau)
  4. Geef de documenten die je opslaat direct een datum mee waarop het bestand vernietigd kan worden.
  5. Beoordeel bij alle informatie die je meetikt of deze ook opgeslagen moet worden en wat overbodig is

Stukje spijbelen

Wil je jouw desktop snel op orde hebben? Verplaats dan alle documenten waarvan je niet weet of je ze moet bewaren naar een tijdelijke map. Plan in je agenda een tijdstip om deze map te verwerken. Probeer zoveel mogelijk direct te handelen.

Vergeet de clean screen policy niet!

Een scenario uit dagelijkse praktijk: jij werkt in een kantoortuin of flexplek tussen twee cliëntbezoeken door. Mooi de tijd om het rapport bij te werken en jouw bevindingen uit te tikken. Je krijgt een telefoontje en je haalt meteen even wat koffie. Jouw beeldscherm blijft op dat moment zichtbaar voor anderen.

Bovenstaande situatie komt vaak voor en zonder de juiste maatregelen te treffen geeft dit een groot informatierisico. Immers, alle informatie die je achterlaat kan heel makkelijke bekeken worden door anderen die toevallig langs jouw werkplek lopen.

De meeste laptops in de zorgsector zijn beveiligd met een druppel. Heb jij dat niet? Zorg dan dat je in een DMS werkt, waarbij je steeds weer moet inloggen wanneer je er tijdelijk uit bent.

Todo

Ontvang je een belangrijk document of ben je klaar met een document? Plaats of sleep dit document direct naar de juiste map. Lukt dat niet direct? Werk dan met een actiemap. Noem deze bijvoorbeeld Todo en maak met jezelf de afspraak dat deze leeg moet zijn aan het einde van iedere werkweek.

Is de “prullenbak” op je desktop echt leeg?

Jij bent lekker bezig met je clean desktop policy. Het ene na het andere document verdwijnt zonder pardon in de prullenbak. Opgeruimd staat netjes. Maar uh, is het document nu echt helemaal verwijderd?

Nee. Weggegooide bestanden komen in de prullenbak terecht, maar zijn nog niet definitief weg. Hetzelfde geldt voor de vuilniszak in jouw keuken. Je haalt hem op een goed moment uit de pedaalemmer, deponeert het in de kliko, rijdt de kliko naar de straat en dan pas kom de gemeente langs. Voordat de vuilniswagen er was, was jouw zak nog niet definitief weg.

Zo werkt het ook met de ‘prullenbak ’op de computer. Je weggegooide bestanden komen erin terecht, maar deze zijn nog niet daadwerkelijk verdwenen. Nog steeds kun je erbij. Om ze terug te zetten bijvoorbeeld. Leeg dus ook regelmatig je prullenbak. Dit zorgt voor veiligheid en bovendien meer ruimte op jouw computer.

Werk met een fijn systeem

Excuses, weer een vergelijking naar het huishouden. Maar met een goede dweil, poets je fijner. Hetzelfde gaat op voor jouw online werkgemak. Zorg voor fijne apparatuur. Dat werkt sneller, efficiënter en bespaart jou zo veel tijd.

Opmerkingen zijn gesloten.