9 redenen om als jurist te werken met een DMS

Categorie:
jurist

Er is een overvloed aan documentmanagementsystemen, er is weerstand vanuit het advocatenkantoor, maar het digitaliseren van alle clientcases wordt inmiddels een must.

Heeft jouw advocatenkantoor een DMS nodig? Ja. En dit zijn 9 redenen waarom.

1. Structuur

Als er iets is waar de gemiddelde jurist van opleeft dan is het wel orde in de chaos. Jullie werken in één van de weinige beroepsgroepen waar nog aktetassen aan worden verkocht, met allerhande vakken en gleuven voor pennen en paparassen. Allemaal netjes op hun vaste plek bewaard. Het zal jou niet overkomen dat je de autosleutels kwijt bent.

Ook in de praktijk zijn jullie naarstig op zoek naar eenzelfde ritme. De dagelijkse toestroom van informatie via e-mail, telefoon, post en let’s face it: zelfs fax moet opgeslagen en verwerkt en bij voorkeur direct gedeeld met andere bevoegden. Net als de miljoenen zwarte letters op wit digitaal papier ondergebracht moeten worden.

Een DMS geeft hierbij direct toegevoegde waarde. Op één centrale plek vind je het juiste dossier met alle benodigde informatie. Dat scheelt enorm veel tijd, moeite en ergernis aan de digitale wanorde.

2. Razendsnel gevonden

Je krijgt een zaak toegewezen en die lijkt verdacht veel op een soortgelijke kwestie twee jaar geleden. Wat was ook alweer de uitkomst? Wat waren de bewandelde wegen? Wat zijn de learnings? Tussen alle honderden documenten en e-mailberichten in de database, ben je op zoek naar alleen dit specifieke document. Maar de naam van de cliënt?

Met ‘Full Text Search’ zoek je naar alle mogelijke informatie. Je hoeft dus geen bestandstitel te weten. Alle steekwoorden die jij hebt onthouden geef je in en razendsnel duiken documenten op die aan deze zoekcriteria voldoen. Daarbij maakt het niet uit om welk bestandstype het gaat. Word-, Excel-, PowerPoint-, e-mail of pdf het wordt allemaal doorzocht en jouw zaak wordt gevonden.

3. Voorkom 30 keer opslaan

Iedereen bewaart documenten op zijn eigen manier. Hierdoor zwerven er vaak 30 versies van één document rond in de digitale krochten van het kantoor. Steeds weer opnieuw overschreven. Door een DMS-functionaliteit die ‘versiebeheer’ heet, worden wijzigingen gecontroleerd doorgevoerd. Je behoudt dus één document en alleen de status wordt steeds geupdate.

Duurt de overstap naar een DMS nog even? Ga alvast voor orde met eenduidige bestandsnamen.

4. Wijzigingsgeschiedenis

Wanneer je een document opent zie je alleen de laatste versie. Een groot voordeel is dat je ook de wijzigingen kunt inzien wanneer je dat wilt. Aanpassingen die gemaakt zijn doordat jij en een stagiaire-advocaat samenwerken in hetzelfde document, of omdat er bijvoorbeeld aanvullingen zijn wat betreft de case.

De voorgaande opgeslagen versies staan overzichtelijk gesorteerd op datum. Door te scrollen zie je de veranderingen.

5. Voorvertoning

Tijdbesparend en heel effectief is de voorvertoningsfunctie die een DMS biedt. Door met de muis over de documentnaam te gaan, zie je al wat erin staat. Zo beoordeel je snel of dit het bestand is dat je zocht en wilt openen.

“Voor advocaten is informatie cruciaal. Die moet je dan wel snel kunnen vinden. Gelukkig hoeft er nog maar zelden naar dossiers in dozen in een archiefkast te worden gezocht. Of naar correspondentie in geprinte e-mails. Toch vindt een advocaat zijn of haar informatie vaak nog niet met één druk op de knop. En dat kan technologisch al wel met een Documentmanagementsysteem.”
– advocatenblad.nl

6. Lagere kosten, hogere productiviteit

Door alle informatie en cliëntgegevens digitaal op te slaan, verdwijnt de noodzaak van een fysieke archiefruimte. En wie weet, hebben jullie over een aantal jaar wel helemaal geen papieren archief meer, maar is de boel digitaal gestructureerd.

Dit punt alleen brengt verschillende voordelen met zich mee.

  1. Op de plek waar nu een digitaal archief het advocatenkantoor ontsiert kunnen mooie planten komen te staan die de sfeer en het zuurstofgehalte in de ruimte verhogen en de productiviteit verbeteren.
  2. Wanneer het digitale archief zo uitpuilt van informatie dat ie op een externe locatie is ondergebracht dan scheelt het je maandelijkse huur.
  3. Je bespaart veel tijd met een snelle toegang tot de juiste informatie
  4. Je voorkomt vertragingen en fouten.
  5. Je bespaart tijd en geld met betrekking tot het printen, verzenden en kopiëren van documenten.

7. Je werkt toch al digitaal

Kleine kans dat jij geen mails verzendt maar brieven stuurt. En als je een aangetekende brief verzendt dan is die ook opgesteld in een digitaal systeem. Het is dan ook veel logischer en tijdsbesparender om digitale zaken, online te houden.

Via een beveiligde systeemkoppeling, verbind je het DMS met de Rechtspraak. Zo kun je rechtstreeks stukken en berichten uitwisselen.

8. Nieuwe generatie DMS voor juristen

De nieuwste DMS’en werken met hashtags voor supersnelle vindbaarheid, orde en gemak. Zoals wij tegenwoordig gewend zijn met een zoekwoord documenten te vinden in Google, YouTube, Instagram en andere online platformen, zo kan dat nu ook in jullie DMS. Handig als je op zaken zoekt die verband houden met failisementen. Hang dan daar de term #faillissement aan.

Naast een betere orde en vindbaarheid, biedt het ook veel voordelen bij autorisatie van de bestanden. Zo hoeven collega-juristen die zich enkel bezighouden met echtscheidingen geen toegang tot de hashtag #bedrijfsrecht te hebben. Komt er een tijdelijke versterking in dat rechtsgebied, dan heb je diegene wel snel en zeer eenvoudig de juiste beheerdersrechten verleend.

Alle handelingen worden in een DMS bijgehouden
In het kader van de AVG ben je verplicht om aan te tonen wie er op welk moment toegang
heeft gehad tot de persoonsgegevens. Met een DMS wordt dit duizend maal makkelijker. Het houdt namelijk alle wijzigingen, beheerdersrollen en versies met precisie bij. Zo zie jij wie er 12 september toegang had tot een bestand. Dit kan cruciaal zijn als bewijslast.

9. Goed voor AVG en geheimhoudingsplicht

Datacenters zijn beter beveiligd dan jouw advocatenkantoor zelf kan realiseren. Dat is ook wel logisch: ze hebben geen bestaansrecht als de opslag onveilig zou zijn. Kies je voor een DMS met opslag in Nederland dan heb je bovendien qua geheimhoudingsplicht niets te vrezen. Al in 2012 zijn daar CCBE richtlijnen voor opgesteld. Hierin vind je terug welke maatregelen jij en de cloudaanbieder moeten handhaven.

Heb jij geen compleet advocatenkantoor achter je, maar werk je veelal alleen of als jurist in een klein team? Voor maandelijks bedrag ontvang je via DocVisie alle voordelen die een DMS juristen biedt. Wij geven je graag meer vrijblijvende informatie.
NEEM CONTACT OP >

Opmerkingen zijn gesloten.