Documenten bewaren doe je zo: 6 tips

Categorie:
documenten bewaren

Maak van jouw bedrijf geen Amsterdams gevelpand. Gelikt aan de voorzijde met ornamentjes, tierlantijntjes en halsgevels. Veelal een rommelige, verouderde en stoffige binnenzijde. Onze voorouders waren heel slim. Ze wisten toen al raad met window dressing. Dat je er alleen geen werk in gedaan krijgt moest later nog blijken. Gelukkig bieden wij 6 tips. Voor het ordenen van je bedrijf dan. Niet voor het onderhouden van een gevelpand.

Documenten bewaren is (g)een kunst

Waarom deze vergelijking? Op kantoor zie je soms bureaus die perfect voldoen aan de bekende clean desk policy: er liggen geen rondslingerende documenten die je eigenlijk in een kast moest bewaren. Grote pluim voor de gebruikers. Maar werp je een blik in de computer die op het bureau staat, dan zie je toch vooral een stoffig pakhuis waar overal dozen door elkaar liggen. Moet ik hiermee aan de slag?

De grote bestandsvermenigvulding

Computers hebben de neiging vol te raken met bestanden. Ze leiden een slapend bestaan en maken het zoeken naar nuttige mappen en bestanden nodeloos ingewikkeld. Chaos werkt verlammend. Je hebt geen overzicht en weet niet waar je het moet zoeken. Tijd voor een grote schoonmaakbeurt en een aantal goede voornemens. Want opruimen is geen actie, het is een gewoonte.

DocVisie: basis van georganiseerd werken

De producten van DocVisie zijn zo ingericht dat je gefaciliteerd wordt om ordelijk te werken. Met het DMS worden documenten bijvoorbeeld maar één keer bewaard. Dat is efficiënt en voorkomt rondzwevende bestanden. Je werkt in de cloud, dus de risico’s om slachtoffer te worden van een hacker zijn veel kleiner dan wanneer de bestanden op een server om de hoek staan.

Doordat DocVisie met cloud based oplossingen werkt, kun je met meerdere personen in hetzelfde bestand werken. Je hebt altijd een backup, dus geen reden om bang te zijn voor een crash of voor diefstal van gegevens. Dat is een veilige manier van werken die ook nog eens productiever is.

6 tips om opgeruimd te werken met Xtendis One

Zelfs met behulp van DocVisie kan het geen kwaad om je digitale pakhuis lekker overzichtelijk en fris te houden. Dat werkt gewoon veel prettiger. Je hoeft geen speurhond in te huren nodig om je bestanden terug te vinden. Al je documenten hebben een vaste plek en zijn dus snel te vinden.
Zes tips om je humeur nog zonniger te maken, je kunt direct aan de slag zonder iets aan te hoeven schaffen:

1. Opschonen die hap

Zie je de sabel voor je waar Johnny Depp in The Pirates of the Carribean mee zwaait? Daarmee enter jij je mappenpakhuis. Telkens als er een gewillig bestand voor je sabel komt, prevel je de magische formule: “Moet ik hier iets mee?”

– Digitale nieuwsbrieven: tsjakka, die kunnen weg. Hoeveel nieuwsbrieven ploffen er in je inbox die je helemaal niet leest? Eerlijk zeggen. Behoud er een paar, de exemplaren die je regelmatig leest. Zeg de rest liever af.

– Financiële documenten: controleer of je ze nodig hebt. Kijk vooral naar de leeftijd. Dat geldt ook voor documenten die met verzekeringen te maken hebben.

– Foto’s/beeldbank: in deze categorie valt zeker wat te kappen. Dubbele of mislukte foto’s kunnen sowieso weg. Orden je foto’s in aparte mapjes per jaar. Dat werkt het best.

– E-mail: bedankmailtjes kunnen weg. Andere mailtjes archiveer je. Maak hiervoor mapjes aan in je mailprogramma of voeg de mailtjes toe aan je documentenmap. Zijn er mailtjes die nog afgehandeld moeten worden? Hanteer de 2-minutenregel. Kun je ze binnen 2 minuten beantwoorden, doe het meteen. De andere doe je op een ander moment.

“Veel mensen hebben weggooi-angst. De oplossing kan zijn om een tijdelijke wachtruimte te maken met al die dingen waar je over twijfelt. Maak een tijdelijk mapje. Als je daar een tijdje niet in gekeken hebt kan het dus weg.”
-Karen Visser

2. Maak een beperkt aantal mappen

  • Maak maximaal 10 tot 12 hoofdmappen.
  • In elke map maak je maximaal 10 submappen.
  • Dwing jezelf hooguit twee mappenniveaus te gebruiken, anders graaf je te diep. Zie je kans om twee mappen samen te voegen, doe het vooral.
  • Twijfel je over de vraag: moet ik dit document bewaren en zo ja, in welke map? Maak dan een speciale map aan, waarin je alle twijfelaars parkeert. Noem de map bijvoorbeeld: Archief. Ga er elke maand doorheen. Met je sabel.

3. Geef je mappen en documenten een duidelijke naam

  • Kies voor een vast format, bijvoorbeeld: jaar/maand/dag/onderwerp
  • Bijvoorbeeld: 20191231BriefABJanssen
  • Zo komen je bestanden ook nog eens chronologisch op je beeldscherm.
  • Voeg eventueel je initialen toe aan de bestandsnaam.

4. Archiveer niet op bestandsformaat maar op thema

Zet niet alle pdf’jes in een en dezelfde map. Stop alleen in een map wat er inhoudelijk thuishoort. Misschien heb je een mapje gemaakt van een patiënt die A.B. Janssen heet. Dan kun je alle documenten die met deze patiënt te maken hebben, bij elkaar zetten. Van pdf, tot foto’s, tot bewaarde e-mails. Zo houd je alles perfect bij elkaar.

5. Geen afspraken maken over mappen en documenten

Met Xtendis One van DocVisie heb je een enterprise systeem waarin de belangrijkste toepassingen al zijn voorgedefinieerd. Je hoeft je dus niet het hoofd te breken over de vraag: hoe richt ik mijn digitale archief slim in? Dat is al gebeurd. Je kunt meteen beginnen met het ‘vullen’ van het systeem.

Ik ken een schrijver die zijn computer alleen gebruikt voor het schrijven. Zijn tablet gebruikt hij om op te lezen en zijn mobiel is alleen voor het bekijken van sociale media en om te sms’en. Elke gewoonte heeft een plek. Als het lukt om je aan zo’n strategie te houden, ga je elke context associëren met een bepaalde gewoonte en denkwijze.

6. Maak van een opgeruimde computer een gewoonte

Een grote schoonmaakbeurt kost tijd, maar geeft je ook het plezier van een overzichtelijke digitale werkplek. Nu komt het aan op onderhoud. Maak er een goede gewoonte van om lekker van je af te sabelen. Dan houd je het onkruid kort.

Tip: lees het boekje ‘Final.def.versie3’ van professional organizer Karen Visser. Van bestandsbeheer en online (samen)werken in de cloud, tot e-mailmanagement en slimme administratieve hacks voor ondernemers.

Vandaag alvast van start met een documentenbeheersysteem dat jou helpt ordenen?
Bekijk ons aanbod >

Opmerkingen zijn gesloten.