Een gebed zonder einde: je mailbox

Categorie:
email

1.285 ongelezen berichten. Vergeten mailtjes. Belangrijke afspraken die blijven liggen. Jij wordt er zo moe van. Tijd om je online brievenbus op te schonen. Na je clean desk policy en clean desktop policy is het tijd voor een clean mailbox policy.

Door de mails je mailbox niet meer zien

Je inbox is één onoverzichtelijk doolhof vol met belangrijke boodschappen, spams, nieuwsbrieven en afspraken. Waarvan je de helft misloopt. Omdat je je berichten nooit allemaal leest. Het getal nul staat zelden achter ‘inbox’. Het overzicht raak je langzaam kwijt. Of is al jaren zoek.

Je mailbox opschonen is wat jij moet doen. Zo heb je het overzicht binnen no-time weer terug. Niet alleen dat. Je bespaart jezelf tijd en het is een stuk veiliger om je mails niet te laten liggen.

Mailtijd

Plan ‘mailtijd’ in je agenda. Begin iedere ochtend met je digitale post door te spitten. Of neem standaard om 14.00 eventjes de tijd om een schoonmaakronde te doen. Beantwoord openstaande berichten. Ruim op wat er in de weg zit. En verwijder wat niet meer nodig is.

Binnen twee minuten antwoord geven op een simpele vraag. Reageren op een kort mailtje. Doe het meteen als het maar een paar minuten kost. Mensen zullen onder de indruk zijn van jouw snelle antwoord. En jij leest niet drie keer hetzelfde mailtje dat in je inbox blijft staan.

Door een vast moment in je dag te plannen om je mailbox bij te werken, raak je de rest van de dag niet meer afgeleid door alles wat binnenkomt. Maar beantwoord je alles in één keer op een vast tijdstip. Of op twee momenten op de dag. Zo weet je zeker dat je niks misloopt.

Een lege mailbox: super veilig

Ongelezen mails blijven dagen open staan. Gelezen berichten krijgen geen speciaal plekje. Alles belandt op één grote hoop. Niet handig voor jou. Ideaal voor een hacker. Je mailbox is best makkelijk te hacken. Je wil niet dat jouw box vol gevoelige informatie en belangrijke bestanden in verkeerde handen komt.

In Xtendis gebruik je geen mappen om alles te bewaren, maar labels. Mails en bestanden van opdrachtgever A. Die vind je terug onder #opdrachtgeverA. Offertes, mailcontact, afspraken. Allemaal opgeslagen in een beveiligde omgeving.

Ruim berichten zo snel mogelijk op in aparte categorieën of mapjes. Die beveiligd zijn natuurlijk. Dan sta jij 1-0 voor op de hacker. Vergeet ook niet je prullenbak zo nu en dan te legen. Daar blijft een schat aan interessante mails en nuttige bestanden achter. Jij hebt niks in de gaten. Een hacker sleept de jackpot binnen.

Jij bent je mailbox aan het opschonen en zoekt een veilige plek voor al je communicatie en bestanden. DocVisie heeft het voor je. Al je bestanden op één plek. Overzichtelijk en safe. Wij vertellen je waar te beginnen.

Vraag gratis advies aan >

Opmerkingen zijn gesloten.