Creëer orde in het digitaal archief – 9 tips

Categorie:
archief

Zo richt je een digitaal archief in – 9 aandachtspunten

Iedereen kent ze: grijze, ruimtevretende kasten vol mappen en ordners. Ze bestaan nog steeds. Ze ademen het heden en verleden van een onderneming of instelling. Maar hebben ze toekomst? Als je het ons vraagt niet. Het fysieke archief heeft zijn tijd gehad. We gaan opruimen en ruimte winnen. Maar wel met visie en beleid.

Digitale dossiervorming, je kunt er niet omheen. Iedereen doet het. Je klanten, je concurrenten, je toeleveranciers, de overheid. En iedereen doet het op zijn eigen manier, met vallen en opstaan. Er bestaan immers legio digitale documentbeheersystemen die allemaal hun eigen voor- en nadelen hebben. En laten we het kostenplaatje niet vergeten. Moet jij de definitieve stap naar een digitaal archief nog zetten? Ons advies: begin niet te groot, maar stapsgewijs en praat eens met branchegenoten over kansen en valkuilen.

9 aandachtspunten voor het opzetten van een digitaal archief

Een goed digitaal archief levert winst op en schept orde in de chaos. Waar je een papieren document vrijwel nooit meer terugvindt als het verkeerd is opgeborgen, komt een digitaal document dankzij slimme zoekfuncties altijd boven water. Bij een goed ingericht digitaal archief hoef je daar helemaal geen halsbrekende toeren voor uit te halen. Als je vooraf goed en logisch nadenkt over de uitvoering en functionele ordening, weet iedereen de weg snel en moeiteloos te vinden. Belangrijke aandachtspunten zijn:

  1. kies een betrouwbaar en goed beveiligd opslag- en beheersysteem dat met je bedrijf of instelling kan meegroeien;
  2. maak goede afspraken over een effectieve toepassing van metadata (specifieke documentgegevens als auteur, aanmaakdatum, en dergelijke);
  3. leg binnen het bedrijf protocollen vast voor korte beschrijvingen, labels en namen van documenten, zodat het archief optimaal toegankelijk blijft;
  4. focus bij de documentnamen op zo specifiek mogelijke onderwerpen;
  5. breng een scheiding aan tussen ‘bewaardocumenten’ en actuele ‘werkdocumenten’;
  6. creëer een logische en efficiënte structuur op basis van gegevens en processen die essentieel zijn in de bedrijfsvoering, zoals administratie, contractbeheer, personeelsbeheer, klantgegevens, marketing- en salesdata, enzovoorts;
  7. leg in een handboek vast hoe het allemaal werkt;
  8. zorg dat je digitale archief AVG-proof is;
  9. organiseer systematisch onderhoud.

En nóg één: investeer in security!

De transitie van een fysiek naar een digitaal archief doe je het liefst maar één keer. Niet onbelangrijk dus om het in één keer goed te doen. Bepaal vooraf nauwgezet welk doel je archief dient, wat je er wel en niet in zet, wie toegang krijgen en hoe je de autorisatie organiseert. Niet iedereen hoeft alles te zien en te lezen. Toegang tot die informatie die voor medewerkers of relaties relevant is voor de uitvoering van werkzaamheden volstaat. Investeer vooral ook in deugdelijke beveiliging van gegevens. Je wilt niet dat informatie op straat komt te liggen en oneigenlijk gebruik van persoonsgegevens kan je duur komen te staan.

Maak van het implementeren van een (nieuw) documentmanagementsysteem vooral een gezamenlijke uitdaging. Hoe groter het draagvlak en hoe meer ideeën, hoe meer orde, efficiency en werkplezier. Het is essentieel dat iedereen in je organisatie beseft hoe belangrijk het is om kennis en informatie op de juiste manier binnen het digitale archief te delen en te beheren.

Informatiestromen blijven toenemen en zijn de motor achter je bedrijfsvoering. Als medewerkers onnodig lang moeten zoeken naar informatie als recente financiële transacties, klantgegevens of onderzoeksdata, kost dat veel tijd en geld. Een digitaal archief dat volgens een logische, consistent toegepast ordening is ingericht en voor iedereen met de juiste permissie zonder ingewikkelde software toegankelijk is, is goud waard.

Opmerkingen zijn gesloten.