Digitaal archiveren van jouw personeels-dossiers

Digitaal archiveren van jouw personeelsdossiers

Zodra een nieuwe medewerker binnenkomt in jullie organisatie maak je een nieuw, persoonlijk en goed beveiligd personeelsdossier aan. Dit ben je wettelijk verplicht.

In het dossier staan gegevens die je administratief en fiscaal nodig hebt en zaken die belangrijk zijn om de competenties te verbeteren. In het personeelsdossier moet ook bewijslast liggen wanneer je iemand wil ontslaan.

Wat moet er in het personeelsdossier?

Een personeelsdossier bevat minimaal de volgende zaken:

Mappen Inhoud Indien van toepassing
Persoonlijke gegevens NAW-gegevens
Kopie van een geldig identiteitsbewijs
Burgerservicenummer
Sollicitatiebrief en CV
Loonheffing
Verklaring van goed gedrag
Werk- of verblijfsvergunning
Contracten Arbeidsovereenkomst
Contractuele wijzigingen
Getekend voor personeelshandboek
Verlof
Regeling rondom neventaken
Pensioenregeling
Onkostenvergoeding
Bonus- of targetregeling
Functioneren en ontwikkeling Functieprofiel
Beoordelingsverslagen
Documentatie functioneringsgesprekken
Cursussen en opleidingen
Promotie
Verzuim Ziekteverzuim
Overig Correspondentie met de werknemer

 

Wat mag er niet in?

Simpel gezegd zaken die je als werkgever eigenlijk niets aangaan. Zoals:

  • Seksualiteit
  • Geloofsovertuiging
  • Lidmaatschappen bij verenigingen
  • Strafrechtelijke gegevens
  • Medische informatie

Ruim het dossier regelmatig op
Medewerkers die al langer in dienst zijn hoeven niet per se een dikker dossier. Voorkom dossiervervuiling door eens per jaar de boel uit te kammen en documenten die er niet meer toe doen te verwijderen. Denk hierbij aan een adreswijziging of een afgehandelde klacht van een cliënt.

De inhoud onder de loep

Veel punten binnen het personeelsdossier spreken voor zich, zo benodigen NAW-gegevens geen verdere uitleg en is het ook glashelder wat het toevoegen van de arbeidsovereenkomst precies inhoudt.

Kopie identiteitsbewijs: Te beginnen met het geldige identiteitsbewijs. Dat zal nog niet verlopen zijn wanneer het dossier wordt opgesteld, maar kan op termijn uiteraard wel verjaren. Is dat het geval en werkt de medewerker nog steeds in jouw organisatie dan moet er een nieuwe kopie worden aangeleverd. Een DMS kan je hiervoor een seintje geven wanneer jij dit hebt ingesteld.
Getekend voor het personeelshandboek: Dit kan al door een passage op te nemen in het contract waarin staat dat de werknemer bij het tekenen van de arbeidsovereenkomst ook akkoord is met de inhoud van het personeelshandboek. Hierin staan richtlijnen rondom interne regels, personeelszaken en de cao.
Functieprofiel: Hierin zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de medewerker opgenomen.
Verslagen: Maak bij functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken aantekeningen van de besproken zaken. Laat de medewerker deze notulen vervolgens ondertekenen en voeg ze toe aan het dossier. Zo kun je bij eventueel ontslag aantonen dat de beëindiging van het dienstverband een gegronde reden heeft.
Correspondentie met de werknemer: Bewaar officiële waarschuwingen, lease-afspraken en e-mails in de map overige.

Wil het UWV of de advocaat van de medewerker bij ontslag weten wat je hebt gedaan om het gedrag van de medewerker te verbeteren, dan pak je het dossier erbij.

Voorwaarden en verplichtingen personeelsdossier

De Autoriteit Persoonsgegevens stelt op hun website 8 voorwaarden waaraan een personeelsdossier moet voldoen met inachtneming van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).

  • Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van alle gegevens in het dossier;
  • Je mag niet meer vastleggen dan wat er ter zake doet;
  • Werknemers moeten weten welke gegevens worden verzameld: op basis van welke rechtsgrond en met welke doeleinden;
  • Zij worden ook gewezen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens;
  • Hebben het recht hun gegevens in te zien en eventueel te corrigeren of te verwijderen;
  • En krijgen bovendien het recht op dataportabiliteit;
  • Gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk;
  • De persoonsgegevens moeten goed beveiligd zijn om te voorkomen dat ze verloren gaan of in verkeerde handen terechtkomen;

Informeren over het personeelsdossier

Je bent als werkgever wettelijk verplicht jouw medewerkers op de hoogte te brengen van het personeelsdossier. Deze informatie geef je nog voordat het dossier wordt aangemaakt en dus voordat het contract wordt getekend.Recht van bezwaarWanneer je een medewerker op de hoogte brengt van jouw plannen, is er vanzelfsprekend ook het recht van bezwaar. Dit zal vooral voorkomen wanneer een personeelslid opstapt of ontslagen wordt en de gegevens niet langer nodig zijn. Een ex-medewerker kan dan een verzoek indienen om persoonsgegevens niet langer te gebruiken.

Bijzondere persoonlijke omstandigheden zijn opgenomen in artikel 21, lid 1 van de AVG. Denk aan ziekte, bestuursactiviteiten en familieomstandigheden.

Personeelsdossiers beveiligen

Het beveiligen van alle persoonsgegevens is een eis die de AVG met zich meebrengt. Voor verkregen informatie via het online contactformulier geldt niets anders dan voor de digitale personeelsdossiers die je bewaart. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt hiervoor twee eisen.De eerste houdt in dat je moderne technieken gebruikt om de gegevens te bewaren. Dus niet een interne server uit 2009 die niet meer geüpdatet wordt, maar een cloudoplossing die draait op een Nederlands datacenter.

Mocht jouw bedrijf de opslag van personeelsdossiers bij een andere partij onderbrengen dan is het van belang dat er een verwerkersovereenkomst is opgesteld.

De tweede eis is dat er goed nagedacht moet zijn over de toegangsbevoegdheid. Er moet een antwoord zijn op de vraag wie er toegang heeft tot de informatie en hoe dit organisatiebreed wordt verwerkt.

Personeelsdossiers vernietigen of archiveren

Wanneer een medewerker uit dienst gaat of documenten in het dossier geen meerwaarde meer hebben om te bewaren, moeten ze worden vernietigd. Dit geldt voor de dossiermap en voor alle mails, opgeslagen documenten op de computer, scans in jouw afbeeldingen en alle andere plekken waar documentatie op kan staan. Om dus met een druk op de knop klaar te zijn is het slim om personeelsdossiers op te slaan in een systeem en de bronnen waar deze informatie vandaan komt direct te verwijderen.

In een DMS kun je per dossier of los document aangeven wat de uiterlijke bewaartermijn is. Zodra die dag aanbreekt ontvang je een notificatie voor vernietiging. Dit scheelt een hoop handmatig bijwerken van bakken vol data.

Alleen in het geval van historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden mogen gegevens gearchiveerd worden. Voor persoonsgegevens in een archief bestaan geen bewaartermijn tenzij ze niet meer relevant zijn voor het beoogde doel.

Wat mag wanneer weg?

Meteen: Zaken die direct uit het dossier verwijderd kunnen worden zijn de ziektekostenverzekering en gevolgde opleidingen.
1 jaar na contractontbinding: Alle documenten die horen bij de sollicitatie. Zoals het cv, motivatie, mails rondom het sollicitatiegesprek, verklaring rondom het gedrag en assessments.
2 jaar na contractontbinding: Het contract en eventuele wijzigingen en de hele map rondom het functioneren.
5 jaar na contractontbinding: De kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaringen.
7 jaar na contractontbinding: Alle bedrijfsadministratie waaronder de persoonsgegevens, salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden.

Rectificatie van personeelsdossier

Een medewerker mag vragen om inzage in het complete personeelsdossier. Vervolgens kan diegene om een correctie van de gegevens vragen als deze feitelijk onjuist of onvolledig zijn. Ook wanneer de informatie niet ter zake doet voor het beoogde doel of op een andere manier in strijd is met de wet mag de medewerker rectificatie verzoeken.

Dataportabiliteit van personeelsdossier

Dataportabiliteit betekent dat de persoonsgegevens overdraagbaar zijn. Zo kan een medewerker het dossier ontvangen en kunnen zij hun gegevens wanneer wenselijk makkelijk overdragen aan een derde partij. Bijvoorbeeld de advocaat wanneer ontslag dreigt.Bij dataportabiliteit gaat het alleen om bewaarde gegevens die digitaal opgeslagen zijn. Het verschil met het verzoek om inzage is dat de medewerker in dat geval een kopie van het dossier ontvangt, bij dataportabiliteit moeten de bestandsformaten overdraagbaar zijn zodat ze zonder problemen hergebruikt kunnen worden.

Bewaar persoonsgegevens veilig en correct. Personeelsdossiers sla je betrouwbaar op een slim DMS. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op een datalek.

ga voor zekerheid

Opmerkingen zijn gesloten.