Slim en duurzaam archiveren. Deze tips zijn levensvatbaar.

Categorieën:

Slim archiveren met deze tips

We maken, bewerken, delen en versturen dagelijks grote hoeveelheden data. Informatie die meerdere personen nu of op een later moment moeten inzien of gebruiken. Slim archiveren zorgt voor een duurzaam archief dat we binnen de wettelijke bewaarplicht nog altijd kunnen openen, begrijpen en gebruiken.

Huidige knelpunten bij duurzame opslag

Een slim archief is niet alleen handig omdat het jullie organisatie tijd bespaart met het terugvinden van cruciale informatie. Het is zelfs noodzakelijk omdat de technische ontwikkelingen niet stilstaan. Jullie behoefte zal door de jaren heen veranderen, de wetgeving wordt regelmatig herzien en bestandsformaten transformeren.

Dat laatste is een aandachtspunt waar je direct bij stil kunt staan wanneer je aan de slag gaat met een duurzaam documentmanagementsysteem (DMS). Want informatie die je vandaag opslaat kan verloren gaan wanneer het bestandsformaat niet meer te reproduceren is.

Dit is niet alleen een intern probleem. Het is ook wettelijk een issue. Want wie niet bij informatie kan voordat de wettelijke bewaartermijn is verstreken voldoet niet aan de Archiefwet.

Vendor lock-in

Een ander probleem dat op voorhand eenvoudig te tackelen is, kennen we onder de term vendor lock-in. Dit betekent dat je als gebruiker afhankelijk wordt van een softwarepakket om bepaalde bestanden te openen. Werk om dit te voorkomen met een centraal DMS waaraan jouw software-oplossingen zijn gekoppeld. Sla de documenten vervolgens op met een open bestandsformaat zodat je altijd een inzichtelijke kopie hebt wanneer je het softwarepakket van de hand doet.

Duurzaam werken door slim archiveren

Duurzaam archiveren betekent dat we informatie zo verwerken en opslaan dat het meebeweegt met alle soorten veranderingen. Omdat het tijd en inspanning kost om informatie vindbaar, leesbaar en bruikbaar te houden, is het verstandig om een protocol op te stellen met de vereisten voor opslag. Dit kan per onderdeel, zoals medische, financiële en administratieve zaken.

Wanneer bekend is wat er bewaard moet worden, is het bovendien noodzakelijk hier een maximale bewaartermijn aan te hangen. Maak afspraken op basis van jullie werkzaamheden en de wettelijke termijnen.

Heb je alle voorwaarden op een rij? Dan is het belangrijk om de nieuwe opslag geordend te laten verlopen. Ook moet informatie op een later moment door iedere bevoegde snel opgehaald kunnen worden. Zowel voor inzage als gebruik. Zo werk je uiteindelijk toe naar een duurzaam archief.

De randvoorwaarden voor duurzame archivering is bereikbaarheid en veiligheid. Het is voor veel (kleinere) organisaties daarom slim om in de cloud te werken. Dit scheelt kosten en je weet dat het optimaal geregeld is. Ook wanneer je te maken hebt met privacygevoelige informatie en beroepsgeheim. Hier moet jouw cloud aan voldoen.

Stappenplan voor slim archiveren

Met al deze kennis is het tijd voor een helder en overzichtelijk stappenplan om jouw digitale archief toekomstbestendig te maken en opgeruimd te houden.

Fase 1: inventariseer

  • Inventariseer met welke software jouw bedrijf allemaal werkt. Denk aan jullie mail, crm, administratiesoftware zoals Exact en patiëntenportalen.
  • Inventariseer welke devices jullie allemaal gebruiken om bij die bestanden te komen zoals laptops, smartphones, iPads en computers. Maar ook usb-sticks, cd’s of een externe harde schijf.
  • Maak een overzicht van de meest voorkomende bestandsformaten. En van de vreemde eend in de bijt die moet worden opgezet naar een standaard of open bestandsformaat.

Do’s and dont’s rondom bestandsformaten

Naast het werken met standaard of open bestandsformaten helpt het ook als je documenten niet comprimeert. Werk je met informatie die op een andere manier is opgeslagen, dan doe je er goed aan deze als .pdf in het archief te zetten. Hiermee heb je uiteindelijk wellicht geen toegang meer tot het origineel, maar kun je nog altijd de inhoud inzien.

Koppel een slimme printer aan de DMS wanneer je veel documentatie per post ontvangt. Inscannen en op de juiste wijze naar het bijbehorende mapje sturen, wordt hiermee kinderspel.

Ontdek Meer

Geschikte bestandsformaten

Soort document Bestandsformaat
Tekstdocument .pdf

.txt

.odt

Afbeeldingen .jpg

.tiff

.png

E-mail .msg

.eml

Presentatie .ppt

.pptx

.pdf

.opd

Spreadsheets .xls

.xlsx

.ods

Video .avi

.moc

Mappen .zip

.iso

Facturen en andere databasedata .csv

.xml

.opd

 

Fase 2: selecteer

Selecteer een slim DMS dat draait op een Nederlands datacenter. Zoek vervolgens uit welke bestanden hierop bewaard moeten worden vanwege de wettelijke termijn of omdat het een meerwaarde biedt voor jouw organisatie.

Kies voor opslag met een automatische backup en uitmuntende online en offline beveiliging.

Fase 3: organiseer en dupliceer

Zet in een centraal documentmanagementsysteem alle bedrijfsinformatie in een overzichtelijke mappenstructuur met een maximale diepte van 5 lagen. Maak bijvoorbeeld een dossier voor iedere patiënt die jullie organisatie behandelt met daarin een uniforme mappenstructuur. Zorg dat alle bestandsnamen een betekenisvolle bestandsnaam hebben en daardoor makkelijk terug te vinden zijn voor alle medewerkers.

Fase 4: beheer

Plan regelmatig een grote schoonmaak in. Dit kan per afdeling of organisatiebreed. Beoordeel alle documenten zonder wettelijke bewaartermijn op relevantie in jouw archief. Houd voor een duidelijke onderbouwing een document bij waarin de keuze voor het verwijderen wordt vastgelegd. Veel documentmanagementsystemen doen dit overigens automatisch voor je.

Zorg voor onverdraagzaamheid

Tot slot is een absolute vereiste van duurzaam archiveren dat dossiers overdraagbaar zijn. Handig voor wanneer een medewerker stopt binnen de organisatie, wanneer de fiscus vraagt om de laatste 7 jaar aan administratie en wanneer jullie willen overstappen op een ander DMS.

Houd alle kennis en informatie duurzaam en overzichtelijk binnen jouw organisatie door slim te archiveren in een DMS zonder vendor lock-in.

Vraag naar de mogelijkheden

Opmerkingen zijn gesloten.