Slim dossierbeheer voor medische gegevens

Categorie:
patientendossier

Slim dossierbeheer is beter voor zorgcliënten

Mevrouw Mulder kan nog prima thuis wonen. Wel heeft ze gerichte hulp nodig en moet ze op tijd haar medicijnen nemen. Haar vaste hulpverlener die al jaren bij haar over de vloer komt, kent haar behoeften en grillen en stemt de behandelwijze daar persoonlijk op af. Mevrouw Mulder vertrouwt daar blindelings op.

Maar wat gebeurt er als een tijdelijke collega de zorg overneemt? Hoe zorg je er samen voor dat mevrouw Mulder krijgt wat ze nodig heeft? Ga voor slim documentbeheer.

Zorg voor cliënt en collegialiteit

Om de kwaliteit en uniformiteit van zorg te borgen, is het delen van relevante gegevens essentieel. Niet iedereen hoeft er dezelfde werkwijze op na te houden, maar cliënten zijn erbij gebaat dat een vervangende collega snel ziet en snapt waarom bepaalde dingen wel of juist niet gebeuren. Onbegrip en misverstanden kunnen verstrekkende gevolgen hebben. Voor de cliënt, maar ook voor de onderlinge collegialiteit en de reputatie van de uitvoerende zorginstelling.

Slim dossierbeheer: cliëntbelang op één

Iedereen begrijpt dat het delen van zorggegevens noodzakelijk is. Tegelijkertijd onderschrijven we allemaal het belang van privacy, zeker als het om gevoelige medische gegevens gaat. Dossiers zijn niet vrij toegankelijk. Op het gebied van regels en protocollen valt nog veel te verbeteren, maar één uitdaging staat centraal: de juiste balans in het privacy- en gezondheidsbelang van de individuele cliënt.
Alle informatie die voor de behandeling essentieel is, zit per cliënt veilig opgeslagen in het elektronisch cliënten- of patiëntendossier (DMS). Iedere (thuis)zorgorganisatie werkt daar inmiddels mee. De ervaringen op de werkvloer zijn redelijk goed.
Volgens een enquête van de beroepsvereniging van verzorgenden en verpleegkundigen (2018), levert digitale gegevensverwerking veel voordelen op:

  • je hebt altijd en overal actuele gegevens beschikbaar;
  • cliënten kunnen meekijken;
  • het werk wordt gemakkelijker en je kunt beter methodisch werken;
  • je komt beter voorbereid bij je cliënt;
  • de communicatie met en overdracht naar collega’s en andere disciplines is makkelijker.

Verbeterpunten in documentbeheer

De enquête leverde ook verbeterpunten op, onder meer met betrekking tot de techniek die het nog te vaak laat afweten. Daarnaast geven veel thuiszorgprofessionals aan het erg onhandig te vinden dat tijdelijke krachten vaak niet bij de informatie kunnen. Zij zijn niet geautoriseerd, wat natuurlijk alles met de privacy-protocollen te maken heeft.
Op dit laatste punt is veel winst te behalen met een goed en efficiënt beheersysteem dat slim dossierbeheer ondersteunt. Zo’n systeem maakt het mogelijk en makkelijk om tijdelijke of beperkte bevoegdheid te verlenen voor specifieke onderdelen van het cliëntendossier.

Selectieve autorisatie

Je geeft dus geen autorisatie voor het complete dossier, maar voor inzicht in up-to-date en relevante behandelinformatie die essentieel is om de zorgtaken goed en veilig uit te voeren. Dat is prettig voor de professional zelf én voor mevrouw Mulder die immers vertrouwt op een bepaalde werkwijze en kwaliteit. Door bij het verlenen van de tijdelijke bevoegdheid meteen ook een einddatum in te stellen, is een juist gebruik van de protocollen verzekerd.

Rapporteren en rubriceren kun je leren

Informatie vastleggen en rapporteren zijn belangrijke voorwaarden voor de kwaliteit van de zorg. Daarbij speelt de manier van rapporteren, rubriceren en archiveren letterlijk een sleutelrol. De informatie moet voor iedereen die bevoegd is leesbaar en begrijpelijk zijn. En misschien nog belangrijker: snel vindbaar.

[KADER] De richtlijn Verpleegkundige en verzorgende verslaglegging zet de beroepsinhoudelijke en juridische regels voor adequate verslaglegging goed op een rij. Een paar belangrijke uitgangspunten zijn:

  • noteer alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede zorgverlening;
  • wees zorgvuldig en noteer alleen zaken die controleerbaar zijn;
  • formuleer kort en begrijpelijk en vermijd jargon;
  • laat je eigen mening buiten beschouwing;
  • zet er altijd een naam, datum en paraaf of code bij.

Zo realiseer je tijdwinst, gemak en vindbaarheid

De hamvraag voor slim dossierbeheer is vervolgens: zijn bestandsnamen die voor jou gesneden koek zijn net zo logisch voor je collega’s? Of stuur je die een doolhof in? Veel cliëntendossiers zijn nog ingericht met mappen en documenten die namen en codes dragen. Voor vaste gebruikers vanzelfsprekend, maar voor buitenstaanders abracadabra.

En bovendien: tot welke laag heeft een tijdelijke kracht recht op inzicht? En wanneer de termijn erop zit, weet je dan nog uit welke mappen je de rechten moet verwijderen? Hier alleen al over nadenken kost pijn en onnodig veel hersenkraken.

Een slim en toegankelijk documentmanagementsysteem (DMS) werkt met herkenbare labels en hashtags. Accurate dossiernamen, volgens een structuur en systematiek die iedereen zich eigen maakt. Het scheelt zeeën aan tijd en ergernis. En het zijn uitstekende ‘ankers’ om een tijdelijke autorisatie te verlenen voor specifieke onderdelen van het dossier.

Hoe tags in slim dossierbeheer werken

Zoals dat ook geldt op social media. Jouw tijdelijke collega komt de vestiging in Tilburg versterken. Hij krijgt daarom recht tot de hashtag #tilburg. Met uitzondering op de #administratie. Of tot alle patiëntgegevens in de wijk #hasselt. Of tot alle patiëntengegevens van #Jeroen die tijdelijk wordt overgenomen. Dit zorgt voor snelheid en voorkomt fouten.

Tijd investeren in tijdwinst

Zorg ervoor dat alle neuzen één kant uitstaan en iedereen dezelfde werkwijze hanteert voor het werken met bestandsnamen en –types. Organiseer een informatiesessie en maak de voordelen inzichtelijk.

  • tijdwinst
  • minder kans op fouten
  • gemakkelijk informatie delen met collega’s die de honneurs tijdelijk waarnemen.

Meer weten over de mogelijkheden van slim dossierbeheer? Wij hebben ruime ervaring in de zorgbranche en het delen van gevoelige informatie. Voel ons aan de tand.

NEEM CONTACT OP >

Opmerkingen zijn gesloten.