Versiebeheer: bespaar tijd en verklein foutkansen

Categorie:
orde

Zodra je een eerste conceptversie van internationaal samenwerkingscontract of bijzondere arbeidsovereenkomst klaar hebt treedt er proces in werking. Feedback, schaven, aanscherpen, aanvullen, toetsen aan de meest recente wetswijzigingen en finetunen: kost tijd en zorgt voor tientallen versies van hetzelfde document. Co-creatie in realtime juridische documenten levert je een enorme efficiencywinst op.

Online highline

In de ene advocatenpraktijk schieten de mails met verschillende versies je om de oren. Je blijft maar down- en uploaden. En zoekt tallozen uren naar sleutels om de gevoelige informatie te openen. In de andere praktijk werk je harmonieus samen aan één document dat realtime beschikbaar is. Daar is de keuze voor efficiënt en betrouwbaar versiebeheer al gemaakt. Zij werken in een AVG-proof Document Management Systeem.

Werk sneller en veiliger met kantoorautomatisering >

Status: pending

Hoe vaak gaan de updates van juridische documenten nog heen en weer?

Juridische documenten zijn bij uitstek gecompliceerd. Er mag nog geen komma onjuist geïnterpreteerd worden. Ze zijn bedoeld om cliënten te vrijwaren van geschillen, conflicten of claims. Zelfs documenten die je uit standaardelementen samenstelt, door te knippen en te plakken, doorlopen verschillende fasen van toetsing, aanpassing en accordering.

Er komt altijd een reeks van updates aan te pas, voor het document aan de hoogste juridische standaards voldoet. In veel kantoorsituaties gaat het document dan ook eindeloos heen en weer.

De nadelen van heen en weer mailen

  1. Het kost je veel tijd documenten steeds te down- en uploaden.
  2. Het kost je veel frustratie dat de sleutel maar 24 uur beschikbaar blijft en je in drukke periodes steeds een nieuwe moet aanvragen omdat je binnen het dagdeel de documenten nog niet kon downloaden.
  3. De documenten krijgen ontraceerbare namen zoals janssen_CB_AK-AvZ_CB_V1_AK_V2 etc.
  4. Fouten worden snel gemaakt, want werkt de volgende persoon wel in de laatste versie?
  5. Er bestaat kans op dubbel werk omdat de linkerhand niet weet wat de rechter doet.
  6. Je hebt als auteur geen zicht op de actuele status van het document. Hiervoor moet weer een mail uit naar alle betrokken personen. Wij werkt er nu aan een update?
  7. Wil je thuis verder werken, dan zul je ook weer een versie naar je privé-laptop moeten sturen op het document op een USB moeten zetten.
  8. Zo verlies je het overzicht op welke computers het document allemaal rondslingert en of iedereen er wel onbeperkt rechten toe mag hebben.
  9. Al die versies vreten capaciteit van jouw inbox en computer en maken het geheel traag.
  10. Is een dossier eenmaal afgesloten en wil je bij een vergelijkbare zaak eens kijken hoe je het hier had aangepakt? Succes met het vinden van de juiste, laatste versie te vinden.

Versiebeheer voorkomt dubbel werk

Er bestaat een efficiënte oplossing voor al deze problematiek. Versiebeheer in een DMS. Het zorgt voor een co-creatie in realtime. Dit betekent dat het concept of basisdocument in een bedrijfsspecifieke veilige cloudomgeving komt te staan en dat je anderen autoriseert om er aan mee te sleutelen.

Jullie werken in 1 document. Met 1 titel. Waarvan altijd alleen de laatste zichtbaar is, maar waarin je aanpassingen wel kunt inzien. Jullie samenwerking krijgt hierdoor een extra dimensie. Jullie kunnen nu realtime samenwerken zonder vertragingen, wachttijden, sleutels of zorgen om het juiste exemplaar.

Overleg direct wat de way to go is en zie beiden, hoe dat het document verandert.

Realtime samenwerking in een DMS

Een DMS is een centraal platform waarop je alle documenten digitaal opslaat en beheert. Een voordeel ten opzichte van de standaard cloudservices is dat een DMS specifieke archief- en gebruiksfuncties biedt, die zijn toegespitst op efficiënt beheer. Een DMS vergemakkelijkt de toegang en vergroot de vindbaarheid van al je documenten. Daarnaast is het volledig veilig in gebruik en AVG-proof. Ook voor branches met beroepsgeheim.

Versiebeheer voor juristen

Maak van down- en uploaden verleden tijd. Evenals wachten op de feedback van je coauteurs. ‘Wat you see is what you get’. Bespaar tijd, dubbel werk, foutkansen en behoud computercapaciteit. Het is voor sommigen vast even wennen, maar als je de vele voordelen van efficiënt versiebeheer één keer hebt geproefd, smaakt het snel naar meer.

Een nieuwe manier van werken kan in eerste instantie tijd kosten. Alle neuzen moeten dezelfde kant op en vele dossiers moeten overgezet worden. Neem ons DMS daarom een maand op proef. Pas als het bevalt start jij de verhuizing van jouw archief.

DMS op proef >

Opmerkingen zijn gesloten.