”Negen jaar aan bestanden in twee dagen overgezet”

Interne communicatie met het ene programma. Externe met een andere chat. Documenten in Google Drive en de mail in Gmail. Charlotte Backx van Tekstbureau Door Lotje Getikt was toe aan één systeem voor alle programma’s. Digitaal en realtime werken met verschillende personen was niets nieuws voor het bedrijf. Alles overzichtelijk in Microsoft Office 365 wel. DocVisie hielp haar daarbij.

Vraag van opdrachtgevers

“Als tekstbureau tikken we tientallen A4’tjes per dag waar verschillende opdrachtgevers iets van mogen vinden. De feedback ontvangen we graag online. Zo werken we allemaal realtime in het laatste bestand en heb je nooit te maken met meerdere versies. Dit deden we al in Google Docs, maar vanuit ons klantenbestand kwam vaak de vraag waarom dat niet in Word kon. Dat ervaren zij als veiliger en gebruiksvriendelijker.”

Aanbevolen

“Ik oriënteerde me op de wens van onze opdrachtgevers en hoorde via een van onze partners over DocVisie. Zij beloven een totale migratie met behoud van privacy en veiligheid dat mij bovendien nauwelijks tijd zou kosten. Daar was ik precies naar opzoek. Want overstappen naar Microsoft zag ik wel zitten, maar uit ervaring weet ik dat overstappen vanaf welk digitaal platform dan ook, behoorlijk wat voeten in aarde kan hebben.”

“Met het pakket van DocVisie werken we met een Nederlandse partij wat volgens de AVG-regels beter is. Onze opdrachtgevers vinden dat erg prettig.”

Van testfase naar lancering

“DocVisie adviseerde ons een testfase aan van een maand. Wij werken met zeven man in documenten. Uiteraard samen met zo’n 40 verschillende opdrachtgevers per maand en dat allemaal tegelijk. Het was noodzakelijk om eerst de omgeving te leren kennen terwijl Google nog fijn als back-up meedraaide. Zo konden we nog ongegeneerd fouten maken en DocVisie om hulp vragen wanneer dat nodig was.”

Dag en nacht beschikbaar

“Vanaf de testfase was DocVisie nauw betrokken bij onze overstap. Ze vroegen ons een schema te maken van onze mappenstructuur en welke websites we veel gebruiken om onze workspace optimaal in te richten. Het overzetten was uiteindelijk in twee dagen gedaan. Voor negen jaar aan documenten vond ik dat erg snel. Tijdens de synchronisatie bleek dat het enorm veel tijd en energie vroeg van mijn computer waardoor ik niet kon werken. Daarop besloot Bas van DocVisie ‘s nachts alles over te zetten zodat wij de volgende dag meteen aan de slag konden.”

“Je onderschat altijd hoeveel tijd het kost om over te stappen. Maar dankzij DocVisie kostte de synchronisatie me nauwelijks tijd of ergernis.”

Op alle vragen een antwoord

“Zo’n overstap kost altijd veel tijd en we hadden een hoop vragen. Alles nieuw en anders. Voor al onze vragen konden we altijd contact opnemen met DocVisie. Op een reactie hoefden we nooit lang te wachten. Is het probleem lastig in een mail te beantwoorden dan stelt Bas voor mijn computer over te nemen wanneer het mij uitkomt en net zolang tot het werkt. Daar ben ik erg over te spreken.”

Werk ook veiliger en efficiënter

Bekijk onze bundels >