7 tips die de deur van een uitzwaaiende collega nog beter in het slot doen vallen

Categorie:

Een partner met wie je het afgelopen half jaar hebt samengewerkt, neemt afscheid van jouw kantoor of praktijk. Of: een medewerker die je tijdelijk hebt aangesteld ter ondersteuning van de administratieve werkzaamheden, is klaar met het verlichten van die lastendruk. Twee scenario’s die je doen stilstaan bij de toegangswegen die vanaf dit moment voor deze personen gesloten moeten blijven. Je wilt immers niet dat bedrijfsgevoelige informatie ooit op straat komt te liggen of dat misbruik van deze informatie wordt gemaakt. Ga voor een veilige overdracht met onze tips.
NEEM CONTACT OP >

De bestanden waar een collega of tijdelijke kracht gedurende een periode aan heeft gewerkt, moet je eenvoudig kunnen blijven raadplegen. Tegelijkertijd wil je ervan verzekerd zijn dat deze persoon niet langer bij de informatiebestanden van jouw organisatie kan, laat staan dat deze bestanden naar derden doorgestuurd kunnen worden.

Maandenlang heeft de vertrekkend collega vanaf verschillende apparaten toegang tot de informatie gehad, want flexibiliteit was een voorwaarde. Vanwege het nieuwe werken bestaan op de werkvloer tal van apparaten, tools en apps waarmee een werknemer kan delen en opslaan. Een centrale opslag van al deze data is er vaak niet.

Hoe zorg je nu dat geen van de informatiebestanden nog langer is te raadplegen door je ex-werknemer, ongeacht de apparatuur die daarvoor werd gebruikt? En hoe maak je een (tijdelijke) collega al in de periode waarin hij voor je werkt, bewust van de noodzaak van een veilige omgang met gegevens? We geven een aantal praktische adviezen en handvatten voor een veilige overdracht.

Tip 1. Creëer bewustwording

Zorg al op het moment van samenwerken dat jij én jouw collega in één systeem alle data registreren en verwerken. Bijvoorbeeld in een crm-systeem. Met dit systeem in de cloud kunnen alle relevante betrokkenen op elke gewenste apparatuur werken, ongeacht de locatie waar jullie je bevinden.
Maak degene die je organisatie komt versterken, wel bewust van de noodzaak tot veilig werken in een dergelijk systeem. Bezoek bijvoorbeeld samen een lezing over de veiligheid van het bewaren van data in de cloud. Aansprekende voorbeelden maken dat iemand zich daadwerkelijk een beeld kan vormen van de relevantie. Heb je inmiddels zelf voldoende kennis opgedaan over de materie, dan kun je een dergelijke lezing ook zelf in huis organiseren.

Mogelijk zijn er andere relaties van je die graag aansluiten. Op die manier weten ook zij meteen hoe met hun gevoelige informatie wordt omgegaan.

Tip 2. Zorg voor een slimme overdracht

Heeft de medewerker onlangs te kennen geven dat hij binnenkort vertrekt of anticipeer je op het moment dat de tijdelijke ondersteuning niet langer nodig is? Vraag deze medewerker voorafgaand aan het vertrek of de belangrijkste acties en procedures waaraan is gewerkt, op de juiste plaats zijn opgeslagen.
Doe dit overigens niet alleen op het moment van vertrek, maar ook gedurende de periode waarin de medewerker je organisatie versterkt. Dat bevordert jullie manier van samenwerken en leidt tot meer betrokkenheid en de wil om de zaken op de juiste manier af te handelen en te verwerken. De medewerker is op deze manier ruim op tijd op de hoogte van de manier waarop jij de overdracht graag ziet.
Bespreek complexe informatie vooraf met elkaar. Dat helpt bij het aanbrengen van de juiste nuance en voorkomt dat jij zaken mogelijk net even iets anders interpreteert dan de manier waarop je collega het heeft bedoeld. Maak vooraf duidelijk kenbaar hoeveel tijd aan deze overdracht kan worden besteed. Je wilt niet dat zaken over het hoofd worden gezien. Deze manier van werken draagt ook bij aan de verantwoordelijkheid die de vertrekkend collega voelt ten opzichte van je organisatie.

Meer veiligheid in jouw bedrijf? Lees al onze tips voor online bescherming van dossiers en bestanden.

Tip 3. Verzamel login gegevens

Zorg dat in het overdrachtsdocument login-informatie staat van platformen die jij vanuit jouw rol weliswaar niet gebruikt, maar die wel met het e-mailadres van jouw organisatie zijn aangemaakt. Een eventuele opvolger van de vertrekkende collega kan ook baat hebben bij het raadplegen van dergelijke platformen.

Tip 4. Je hebt meer nodig dan alleen een overdrachtsdocument

Is er geen sprake van een vervanger en neem jij de werkzaamheden weer over? Zorg ook in dat geval voor een goede wisseling van de wacht. Zelfs tussen jou en de collega die enkele maanden in je organisatie heeft gewerkt, kunnen verschillen in opvattingen bestaan. Daar mogen je relaties niet de dupe van worden. In het ergste scenario worden gegevens van relaties door een verschil in interpretatie met elkaar verward. Voorkom dit door al tijdens de aanwezigheid van de collega regelmatig samen te werken, of door op zijn minst in de laatste week zo nu en dan over de schouder van de collega mee te kijken.

Slim DMS
Werken met een slim DMS kan grote voordelen bieden. Zo kun je tags aan documenten hangen waartoe jij tijdelijke werknemer toegang heeft. Zodra de werkzaamheden stoppen ontzeg je hem of haar simpelweg toegang tot de hashtag. Makkelijk en supersnel terwijl jij eigenaar blijft van alles dossiers en bestanden.

Tip 5. Neem soms grove voorzorgsmaatregelen

Het komt misschien wat wantrouwend over, maar soms is het direct blokkeren van bepaalde acties het meest verstandig. Maak het bijvoorbeeld onmogelijk om bestanden te kopiëren op een usb-stick. De medewerker zou vraagtekens kunnen zetten bij de reden waarom je dat doet. Is dat erg? Helemaal niet juist. Het is zelfs goed dat de medewerker kritische vragen stelt. Leg helder uit dat je zicht wilt houden op de bestanden en die op één centrale plek wilt bewaren. Hoe meer helderheid je verschaft, des te meer begrip zal de medewerker tonen.

Tip 6. Maak gebruik van een beveiligde app

De kans is groot dat je collega tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden regelmatig met zijn of haar privé tablet of telefoon gegevens heeft gedownload. We geven nu eenmaal allemaal de voorkeur aan werken met apparatuur die we ook thuis gebruiken. Hierdoor worden op nonchalante wijze mobiele telefoons die we privé gebruiken, aan het bedrijfsnetwerk gekoppeld. Verschillende software-oplossingen lossen dit probleem op, zoals een beveiligde app die een werknemer toegang geeft tot bedrijfsgegevens. Jouw bedrijfsinformatie blijft online op de server en wordt nooit gedownload op het apparaat van je collega. Bijkomend voordeel is dat een dergelijke app het virussen moeilijker maakt toegang tot je systeem te krijgen.

Tip 7. Classificeer

Wist je dat je gevoelige bedrijfsdata eenvoudig digitaal kunt classificeren? Zodra bepaalde documenten als ‘vertrouwelijk’ zijn aangemerkt, kunnen medewerkers er na vertrek geen gebruik meer van maken, alleen wanneer ze weer een nieuw wachtwoord krijgen.

Er zijn verschillende checklists te raadplegen bij vertrek van een collega. Wij kunnen je helpen bij het opstellen of het nalopen hiervan. Heb je overal aan gedacht of ontbreekt op een bepaald aspect nog specifieke kennis? We kijken graag met je mee, zodat we zeker weten dat jouw organisatie ook na het vertrek van een collega op dezelfde voet succesvol verder kan.

Opmerkingen zijn gesloten.