Zo creëer je een veilige online werkomgeving

Investeren in de online veiligheid is uiterst belangrijk voor de mkb. Zo voorkom je dat rondslingerende documenten niet voor andere ogen bestemd zijn, openbaar worden. En vermijd je hoge boetes omdat je AVG-compliant bent. Veiligheid betekent overigens niet dat je je alleen moet weren tegen hackers. Ook brand of kortsluiting brengen jouw online werkplek in gevaar. Ontdek hoe je een veilige werkomgeving creëert.

Vraag ons om uitleg

 

Kans op hacken

Online dataopslag maakt of breekt jouw veilige werkomgeving. Om te beginnen wil je nooit dat gevoelige informatie bij hackers in handen komt. Mkb’ers zijn het ultieme doelwit omdat hackers weten dat daar de veiligheidsmaatregelen minder goed op orde zijn dan bij grotere bedrijven. Kwaadwilligen verdienen misschien minder op jouw documenten dan interessante bedrijfsinformatie van Shell of ING, maar maken bij jou sneller buit. Daarom is aandacht voor veiligheid voor jou extra belangrijk.

Wist je dat onbeveiligde printers de nummer één oorzaak van datalekken zijn? Dat komt doordat ze vaak niet geüpdatet worden en er geen wachtwoorden op staan. Beveilig je onderneming daarom met veilige, up-to-date printers en weer jezelf van hackers.

 

Stelen van identiteit

Jouw bedrijfsdata zijn vanwege meerdere redenen interessant. Als zorgprofessional heb je bijvoorbeeld een uitgebreid datasysteem vol met patiënten. Daar staan vaak burgerservicenummers in opgeslagen, net als kopieën van identiteitsbewijzen. Die informatie is al voldoende om identiteitsfraude mee te plegen. Eenmaal gestolen worden deze gegevens aangeboden op het deep web, waarna iedere gewillige betaler toegang krijgt.

Ook wanneer je geen dossiers van patiënten bijhoudt, loopt je bedrijf gevaar. Iedere medewerker heeft bij zijn indiensttreding een kopie van zijn identiteitsbewijs opgestuurd. Die staat vervolgens jarenlang opgeslagen in een map waar niemand meer omkijken naar heeft. Behalve een hacker. Onveilige dataopslag is een uitnodiging om deze relevante documenten te stelen.

AVG

Gevoelige informatie reikt veel verder dan burgerservicenummers. Zo mogen patiënten- of klantendossiers nooit in andere handen vallen. Als dat gebeurt, is dit niet alleen vervelend voor jouw relaties. Ook voldeed je niet aan de AVG. De overheid tikt je op de vingers met hoge boetes als gevolg. Bovendien schaad je het vertrouwen van patiënten, partners of klanten. Met een veilige dataopslag voorkom je deze vervelende situaties.

Server vs. cloud

Een veilige online werkomgeving kan je op twee manieren creëren: op een server of in de cloud. Vaak wordt gedacht dat eerstgenoemde het veiligst is. Want een server staat veilig bij jou in het kantoorpand en niemand komt daar zonder sleutel bij.

Zelf verantwoordelijk voor veiligheid server

Het probleem bij een eigen server is dat jij verantwoordelijk bent voor de veiligheid. Dat beslaat natuurlijk meer dan het veilig opbergen van de sleutel voor het serverhok. Zo heb je een IT’er nodig die standby staat wanneer problemen voordoen, controles uitvoert en updates doorvoert. En zelfs al heb je een IT’er in dienst, dan moet je ervan uit kunnen gaan dat medewerkers hun wachtwoorden niet laten slingeren en zich aan jouw opgestelde veiligheidsmaatregelen houden. Om over een vergrote kans op brand, indringers of kortsluiting nog maar te zwijgen.

Cloud beschermt tegen gevaren

Een cloud is daarom veiliger dan een eigen server. Zo staat jouw informatie met Xtendis One opgeslagen op een Nederlands datacenter. Deze plek is beter beschermd tegen fysieke en online gevaren dan jouw server. Veiligheid is immers de corebusiness van het bedrijf. Ze zijn bijvoorbeeld uitstekend beschermd tegen virussen en brand en extra back-upsystemen zorgen ervoor dat jouw data ook na een brand toegankelijk is. Bovendien worden updates automatisch doorgevoerd.

De beveiliging van een datacenter is van een compleet ander niveau dan bijvoorbeeld een supermarkt. Bezoekers mogen alleen naar binnen onder begeleiding, het pand is uitgedost met slimme inbraakbeveiliging en bij kortsluiting is er altijd extra stroomvoorziening.

Vraag ons om uitleg

 

Veilig DMS

Cloudopslag tackelt in een klap de problemen rondom de online en offline veiligheid van dataopslag. Maar hoe zit het met rondslingerende wachtwoorden of documenten? Waar de ene collega ronduit perfectionistisch is, gaat de ander chaotisch en minder zorgvuldig te werk. De oplossing ligt in een documentmanagementsysteem (DMS). Dit is een softwaresysteem, vaak in de cloud, waar iedereen in het bedrijf informatie opslaat, opent en gebruikt.

Houd documenten op 1 locatie

Stel, je ontvangt een klantencontract per e-mail. Je slaat het document op, zodat je er een krabbel onder kan zetten. Maar jouw collega moet ook nog zijn goedkeuring geven. Het riedeltje wordt nog eens overgedaan wanneer je de mail doorstuurt. Het document is dan op drie verschillende plekken opgeslagen: bij jou, je collega en de klant. Zo verdriedubbel je de kans op datalekken. Met een DMS neem je die kans direct weg.

Met een slim DMS in de cloud:

  • Werk je altijd in een veilige online werkomgeving
  • Krijgen hackers vrijwel geen kans
  • Ben je beter bestand tegen kortsluiting of brand
  • Verwerkt iedereen data op één locatie
  • Zijn er nooit meerdere versies van één document
  • Werk je veilig thuis
  • Ben je AVG-compliant

 

Thuiswerken

Met een slim documentmanagementsysteem (DMS) werkt iedereen in één omgeving. Nog een voordeel is dat je ook thuis profiteert van een veilige werkomgeving. Spit rustig wat dossiers door wanneer de kinderen hun middagdutje doen of verwerk ‘s avonds op de bank nog de gegevens van patiënten. Je hebt altijd en overal toegang tot jouw documenten.

Veilige datacenters

Met een documentmanagementsysteem verwerk je data altijd veilig, mits het systeem de juiste certificering heeft. Zo voldoet een DMS met een ISO 27001 classificering niet aan de harde veiligheidseisen van de zorg. Kies daarom wijs uit de grote vijver van datacenters.

De juiste certificering toont aan dat jij ook aan de harde vereisten voldoet. Zo houd je je keurig aan de AVG en is informatie goed beveiligd tegen online en offline gevaren. We nemen de certificaten met je door.

 

ISO 27001

Een ISO 27001 certificaat bewijst dat het datacenter aan de algemene eisen van informatiebeveiliging voldoet. Dat betekent dat het bedrijf integer en vertrouwelijk omgaat met informatie en zich sterk weert tegen gevaren van buitenaf. Denk aan een verminderde kans op brand of DDos-aanvallen.

NEN 7510

Informatie in de zorg vraagt meer aandacht dan andere sectoren en heeft daarom een eigen certificering, namelijk de NEN 7510. Een datacenter laat zo zien dat het veilig en zorgvuldig omgaat met gegevens als patiëntendossiers en beschikt over een top of the art beveiligingssysteem. Xtendis One heeft deze certificering.

ISO 9001

Een ISO 9001 certificering zegt veel over de kwaliteitsmanagement. Dat betekent dat het datacenter hun producten en diensten continu verbetert op basis van klantbehoefte. Zo ben je er zeker van dat er naar jouw wensen wordt geluisterd.

ISAE3402 compliant

Organisaties besteden activiteiten zoals de dataopslag steeds vaker uit. Maar uitbesteden betekent dat bedrijfsprocessen afhankelijk worden van andere organisaties. Bijvoorbeeld als een uitzendbureau de salarisuitbetaling laat uitvoeren en verwerken door een administratiekantoor. Met een ISAE3402 certificering weet je dat dit vlekkeloos gaat. Ook krijg je inzicht op de werkwijzen van het administratiekantoor en weet je wat ze met jouw bedrijfsgegevens doen.

Veilige online werkomgeving

Jouw kantoor is pas veilig wanneer data bestand is tegen hackers, dieven, brand, kortsluiting en nog tal van andere gevaren. Wie volgende week al wil werken in een veiligere online omgeving, investeert in een slim DMS. Jij weet zo dat jouw bedrijfsinformatie in goede handen is en blijft. Besteed veilige dataopslag uit en ervaar het gemak.

Een veilige online werkomgeving is zowel bestand tegen online als offline gevaren. Je hebt er minder omkijken naar als je je bedrijf bewapent met een slim DMS. Ontvang meer handige informatie over veilige dataopslag en neem contact op.

Bekijk de mogelijkheden