Enterprise documentbeheer voor mkb-prijzen

Categorie:

Het ordenen en terugvinden van documenten kost jouw dagelijks een kwart van jouw werktijd. Onnodig, want documentbeheer van Xtendis One schept graag overzicht. Het is de betaalbare, light versie van het bewezen Xtendis. Speciaal ontwikkeld voor mkb’ers die veel samenwerken met externe partijen, zoals juristen en zorgprofessionals.

Samen de ruimte delen

Probleem 1:

Iedereen versleutelt zijn gegevens op geheel eigen wijze. Een kriem voor mkb’ers zoals jij die samenwerken met verschillende partijen.

Oplossing 1:

Laat iedereen met jouw stuk opslagruimte in de cloud samenwerken met Xtendis One van DocVisie. Een veilige plaats om bedrijfsinformatie of persoonlijke informatie over cliënten en patiënten te bewaren én te delen. Efficiëntie ten top.

Samen de ruimte delen

Probleem 2:

Het kost tijd om het documentbeheer in te richten.

Oplossing 2:

Xtendis One heeft 6 basis-archieven aangemaakt. Deze zijn gebaseerd op het gebruik van 4 miljoen enthousiaste Xtendis-gebruikers. Voor dit simpele programma heb jij geen training nodig. Zet jouw documenten met één beweging in het systeem.

Versleuteld documentbeheer

Probleem 3:

Nu krijg je dagelijks 80 sleutels gemaild en heb je maar 48 uur de tijd om het slot te openen.

Oplossing 3:

Met ons documentenbeheer voor mkb’ers geef je recht tot toegang naar bevoegdheid en kun je direct aangeven wanneer deze machtiging weer ingetrokken mag worden.

Eigen controle

Probleem 4:

Wanneer jij dossiers verstuurd naar een derde partij heb je er geen controle meer over. Je weet niet of zij de documenten tijdig vernietigen en hoe ze dat doen.

Oplossing 4:

Houd al jouw documenten in eigen beheer. Jij deelt toegang wanneer dit noodzakelijk is en hangt hier direct een einddatum aan. Ook kun je bij ieder document aangeven hoe lang het bewaard mag blijven. Een dossier bijvoorbeeld tot het sluiten van de zaak, een factuur 7 jaar. Op de achtergrond worden deze zaken gelogd. Zo heb je altijd bewijslast.

Veilige opslag

Probleem 5:

Online opslagplaatsen zoals Dropbox, OneDrive en de iCloud zijn onveilig omdat je niet weet waar jouw documenten worden opgeslagen en wat de ontvanger ermee doet. Zeker in jouw branche betekent dat direct een vinkje bij ‘ongeschikt’.

Oplossing 5:

Geef in Xtendis One aan hoe lang documenten bewaard moeten blijven en wanneer het tijd is om ze door de digitale papierversnipperaar te halen. Precies zoals de AVG het voorschrijft. Je slaat in de cloud data verantwoord op in Nederlandse datacenters met de allerhoogste veiligheidsnormering. Het systeem is zelfs NEN-EN-ISO 27001 gecertificeerd.

Flexibel contract

Probleem 6:

Documentbeheer betekent vaak hoge implementatiekosten en lange contracten terwijl je helemaal nog niet weet of het al jouw hokjes afvinkt.

Oplossing 6:

Xtendis One heeft geen implementatiekosten. Dus inrichting kost je afgerond €0,00 euro. Hierna betaal je €69,- euro per maand voor 3 personen. Het abonnement is maandelijks opzegbaar en tussendoor volledig schaalbaar naar jouw behoeften. Voeg tijdens de looptijd van het contract gerust tijdelijk nieuwe gebruikers toe, om daarna weer een stapje terug te doen.

Houd tijd over voor jouw klanten. Xtendis One van DocVisie is de oplossing voor automatisch documentbeheer waarbij je voldoet aan de strenge AVG-regels én gegevens gemakkelijk uitwisselt met collega’s.

Bekijk de mogelijkheden

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *